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Vocabulaire de l’accueil et du secrétariat des hôtesses d’accueil

Savoir gérer l’accueil de clients étrangers dans le métier de réceptionniste est un indispensable. Vous vous devez de maîtriser un minimum la langue internationale, étant donné le nombre majoritaire de clients étrangers qui parcourent les services de tourisme.

Voici ci-dessous tout le vocabulaire anglais fondamental à connaître pour une hôtesse d’accueil/ réceptionniste.

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Le lexique anglais pour orienter le client

an hotel = un hotel

at the end of the street = au bout de la rue

At the corner = à l’angle

brochure = dépliant, brochure

date = date

good afternoon = bon après-midi

good morning = bonjour

good evening = bonsoir

goodbye = au revoir

on the right = à droite

on the left = à gauche

outside = dehors

inside = à l’intérieur

the front desk = l’accueil

the first floor = le premier étage

the exit = la sortie

the line’s engaged = la ligne est occupée

the main entrance = l’entrée principal

the switchboard = le standard

the meeting room = La salle de réunion

meeting =réunion

the tone = la tonalité

please = s’il vous plait

thank you = merci

Les expressions courantes en anglais pour l’accueil des clients :

Comment s’est passé votre vol ? = How was your flight ?

Avez-vous besoin de quelque chose ? = Do you need something ?

Voulez-vous prendre un café ? = Do you want to take a coffee ?

Avez-vous besoin d’une connexion internet ? = Do you need an internet connection ?

Le restaurant de l’hôtel se trouve au rez de chaussé. = The hotel restaurant is located on the ground floor.

Voulez-vous boire quelque chose ? = Do you want to drink something ?

Les expressions courantes anglaises pour une hôtesse d’accueil évènementiel :

Pourriez-vous me fournir une liste complète des noms et fonctions de chacun ? = Could you provide me with a complete list of the names and functions of each?

Auriez-vous un plan du salon ? = Do you have a map of the salon ?

Pourriez-vous remplir le formulaire ? = Could you fill out the questionnaire ?

C’est un salon privé réservé aux professionnels. = This private salon is reserved for professionals.

Vous avez des toilettes juste sur la droite. = There are bathrooms just on the right.

Le vocabulaire anglais de l’accueil et du secrétariat pour le métier de secrétaire

Le métier de secrétaire demande des compétences bien particulière, notamment en communication. Communiquer avec les intermédiaires de l’établissement construira une bonne partie de l’image de l’entreprise, c’est là que prend toute l’importance de la maîtrise de l’anglais dans ce travail.

C’est un des prérequis pour pouvoir effectuer son travail de secrétaire correctement, à savoir réceptionner, rediriger et transmettre, que ce soit une personne française, ou étrangère.

Le lexique anglais au téléphone :

To make a phone call = passer un coup de téléphone

To answer the phone = répondre au téléphone

To call somebody back = rappeler quelqu’un

To take a message = prendre un message

To leave a message = laisser un message

To let somebody know something = faire savoir quelque chose à quelqu’un

To put somebody through/ to transfer = mettre quelqu’un en communication

To hold the line = patienter

Hello = allô

I would like to speak to the person in charge of = J’aimerais parler à la personne responsable de…

Sorry to trouble you, is Mr John available ? = Excusez-moi de vous déranger, M. John est-il disponible ?

Hold on the line / Hold on a minute = Ne quittez pas

How can I help you ? = Comment puis-je vous aider ?

Who’s speaking please ? = Qui est à l’appareil svp ?

One moment please = un instant svp

I’m trying to connect you = je tente de vous mettre en contact

Thank you for holding = merci d’avoir patienté

I’ll put you through to Mr John = je vous passe M. John

Mr. John is in a meeting = M. John est en réunion

Mr John is on the phone = M. John est au téléphone

Le vocabulaire anglais pour les réservations/ les rendez-vous

Reservation / booking = réservation

Online booking = réservation en ligne

To cancel a reservation = annuler une réservation

A reservation for one night = une réservation pour une nuit

Arrival date = date d’arrivée

Departure date = date de départ

To stay at a hotel = séjourner dans un hôtel

Refund policy = politique de remboursement

Deposit = caution

To fill in a form = remplir un formulaire

No vacancies / fully booked = complet

A meeting = une réunion

To make an appointment = prendre un rendez-vous

To postpone/ push back = repousser (un rendez-vous)

To cancel an appointment = annuler un rendez-vous

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Autre vocabulaire anglais utile pour les secrétaires

accusé de réception = acknowledgement of receipt

ci-dessus = above

ci-dessous = below

ci-joint = attached

confidentiel = confidential

compte = account

conforme = compliant

coordonnées = contact details, contact information

contrat = contract

dater = to date

courrier = mail

destinataire = recipient

démarche = procedure

dossier = folder

disponible = available

indisponible = unavailable

inscription = registration

impératif, obligatoire = mandatory

lettre = letter

ordinateur = computer

modalité = modality, terms and conditions

périodique = periodical

privé = private

pièce jointe = attachment

public = public

procuration = proxy

reporter = to postpone, reschedule

semestre = semester

s’acquitter = to fulfill

siège = head office

société = company, firm

s’inscrire = to sign up

syndicat = trade union

statut = status

tampon = stamp

transférer = to transfer, forward

temporaire = temporary

trimestre = quarter, trimester

Le vocabulaire anglais de l’accueil et du secrétariat pour le métier d’assistant(e) de direction

Le métier d’assistant(e) de direction requiert une connaissance accrue dans le domaine de la communication. Son rôle se joue dans l’organisation et le suivi de proximité de son supérieur, mais aussi et surtout dans la communication téléphonique et par mail.

Connaître le vocabulaire anglais dédié aux assistant(e)s de direction, c’est se préparer à n’importe quelle situation, notamment le dialogue avec un client/ associé étranger.

Rappel : le lexique de la prise de rendez-vous

Reservation / booking => réservation Online booking => réservation en ligne
To cancel a reservation => annuler une réservation Arrival date => date d’arrivée
Departure date => date de départ To stay at a hotel => séjourner dans un hôtel
Refund policy => politique de remboursement Deposit => caution
To fill in a form => remplir un formulaire No vacancies / fully booked => complet
A meeting => une réunion An appointment => un rendez-vous
To make an appointment => prendre To postpone/ push back => repousser (un rendez-vous)
To cancel an appointment => annuler un rendez-vous

Ecrire des mails en anglais – Communication d’assistant(e) de direction

E-mail address = adresse e-mail

Sender = expéditeur

Send / receive an e-mail = envoyer / recevoir un e-mail

Recipient = destinataire

@ (at) => arobase

Attached file / enclosed file = pièce jointe

Subject / subject line = sujet

Inbox = boîte de réception

Spam = spam, pourriel

Draft = brouillon

Dear Sir / Madam = cher Monsieur / chère Madame

Dear Sir or Madam = cher Monsieur ou Madame (si vous ne savez pas du tout à qui vous vous adressez)

Greetings = salutations

Good morning = bon matin

Good afternoon = bon après-midi

Good evening = bonsoir

Have a good rest of your day = excellente fin de journée

Yours faithfully / yours sincerely = Bien à vous, cordialement

Best regards/ kind regards/ best wishes = Meilleures salutations/ bien cordialement/ meilleurs vœux

Parler au téléphone en anglais – Communication d’assistant(e) de direction

To make a phone call = passer un coup de téléphone

To call somebody back = rappeler quelqu’un

To answer the phone = répondre au téléphone

To leave a message = laisser un message

To take a message = prendre un message

To let somebody know something = faire savoir quelque chose à quelqu’un

To hold the line = patienter

To put somebody through/ to transfer = mettre quelqu’un en communication

Hello = allô

I would like to speak to the person in charge of = J’aimerais parler à la personne responsable de

May I speak to Mr John please ? = Pourrais-je parler à M. John svp ?

Sorry to trouble you, is Mr John available ? = Excusez-moi de vous déranger, M. John est-il disponible?

One moment please = un instant svp

Hold on the line / Hold on a minute = Ne quittez pas

Thank you for holding = merci d’avoir patienté

Who’s speaking please ? = Qui est à l’appareil svp ?

How can I help you ? = Comment puis-je vous aider ?

I’m trying to connect you = je tente de vous mettre en contact

I’ll put you through to Mr John = je vous passe M. John

Mr John is on the phone = M. John est au téléphone

Mr. John is in a meeting = M. John est en réunion

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