Leçons
Accueillir un visiteur en anglais
L'accueil d'un visiteur est souvent le tout premier contact qu'une personne a avec votre entreprise. En anglais, les formules sont assez codifiées : on utilise un registre poli mais chaleureux, sans être trop familier. C'est un équilibre que beaucoup de francophones trouvent délicat, parce qu'en français on a tendance à être soit très formel, soit très direct. L'anglais professionnel se situe quelque part entre les deux.
Phrases d'accueil et de bienvenue
| Anglais | Phonétique | Français |
|---|---|---|
| Welcome | /ˈwel.kəm/ | Bienvenue |
| Good morning | /ɡʊd ˈmɔːr.nɪŋ/ | Bonjour (le matin) |
| Good afternoon | /ɡʊd ˌɑːf.tərˈnuːn/ | Bonjour (l'après-midi) |
| How may I help you? | /haʊ meɪ aɪ help juː/ | Comment puis-je vous aider ? |
| Do you have an appointment? | /duː juː hæv ən əˈpɔɪnt.mənt/ | Avez-vous un rendez-vous ? |
| Please have a seat | /pliːz hæv ə siːt/ | Veuillez vous asseoir |
| I'll let them know you're here | /aɪl let ðem noʊ jʊr hɪr/ | Je vais les prévenir de votre arrivée |
| May I take your coat? | /meɪ aɪ teɪk jɔːr koʊt/ | Puis-je prendre votre manteau ? |
| Would you like something to drink? | /wʊd juː laɪk ˈsʌm.θɪŋ tə drɪŋk/ | Souhaitez-vous boire quelque chose ? |
| Please sign the visitor's book | /pliːz saɪn ðə ˈvɪz.ɪ.tərz bʊk/ | Veuillez signer le registre des visiteurs |
| Here is your visitor badge | /hɪr ɪz jɔːr ˈvɪz.ɪ.tər bædʒ/ | Voici votre badge visiteur |
| Someone will be with you shortly | /ˈsʌm.wʌn wɪl biː wɪð juː ˈʃɔːrt.li/ | Quelqu'un va vous recevoir dans un instant |
"Good morning, welcome to Dupont & Associates. Do you have an appointment? Yes, I'm here to see Mrs. Clarke at ten. Of course. Please have a seat, I'll let her know you're here. Would you like a tea or a coffee while you wait?"
« Bonjour, bienvenue chez Dupont & Associés. Avez-vous un rendez-vous ? Oui, j'ai rendez-vous avec Mme Clarke à dix heures. Bien sûr. Veuillez vous asseoir, je vais la prévenir de votre arrivée. Souhaitez-vous un thé ou un café en attendant ? »
Remarquez l'enchaînement naturel : salutation, question sur le rendez-vous, invitation à s'asseoir, proposition de boisson. C'est exactement la séquence qu'on retrouve dans la plupart des entreprises anglophones.
Orienter et guider un visiteur
| Anglais | Phonétique | Français |
|---|---|---|
| The lift / The elevator | /lɪft/ /ˈel.ɪ.veɪ.tər/ | L'ascenseur (GB / US) |
| The stairs | /steərz/ | Les escaliers |
| The meeting room | /ˈmiː.tɪŋ ruːm/ | La salle de réunion |
| The waiting area | /ˈweɪ.tɪŋ ˈeə.ri.ə/ | L'espace d'attente |
| Down the corridor | /daʊn ðə ˈkɒr.ɪ.dɔːr/ | Au bout du couloir |
| On the second floor | /ɒn ðə ˈsek.ənd flɔːr/ | Au deuxième étage |
| On your left / On your right | /ɒn jɔːr left/ /ɒn jɔːr raɪt/ | Sur votre gauche / Sur votre droite |
| Follow me, please | /ˈfɒl.oʊ miː pliːz/ | Suivez-moi, s'il vous plaît |
| The restroom / The toilets | /ˈrest.ruːm/ /ˈtɔɪ.lɪts/ | Les toilettes (US / GB) |
| The car park / The parking lot | /kɑːr pɑːrk/ /ˈpɑːr.kɪŋ lɒt/ | Le parking (GB / US) |
Gérer le téléphone en anglais
Le téléphone reste un des moments les plus stressants pour les personnes qui travaillent à l'accueil ou au secrétariat dans un contexte international. On n'a pas le visuel, pas le langage corporel, et il faut réagir vite. Les formules ci-dessous sont celles qu'on entend dans la grande majorité des entreprises anglophones, que ce soit à Londres, New York ou Sydney.
Répondre au téléphone et transférer un appel
| Anglais | Phonétique | Français |
|---|---|---|
| Good morning, [company name], how may I help you? | — | Bonjour, [nom de l'entreprise], comment puis-je vous aider ? |
| Who's calling, please? | /huːz ˈkɔː.lɪŋ pliːz/ | Qui est à l'appareil ? |
| May I ask what it's regarding? | /meɪ aɪ ɑːsk wɒt ɪts rɪˈɡɑːr.dɪŋ/ | Puis-je savoir à quel sujet ? |
| I'll put you through | /aɪl pʊt juː θruː/ | Je vous mets en relation |
| Please hold the line | /pliːz hoʊld ðə laɪn/ | Veuillez patienter |
| I'm afraid the line is busy | /aɪm əˈfreɪd ðə laɪn ɪz ˈbɪz.i/ | Je suis désolé(e), la ligne est occupée |
| Would you like to leave a message? | /wʊd juː laɪk tə liːv ə ˈmes.ɪdʒ/ | Souhaitez-vous laisser un message ? |
| Can I take a message? | /kæn aɪ teɪk ə ˈmes.ɪdʒ/ | Puis-je prendre un message ? |
| I'll ask him/her to call you back | /aɪl ɑːsk hɪm tə kɔːl juː bæk/ | Je lui demanderai de vous rappeler |
| Could you spell your name, please? | /kʊd juː spel jɔːr neɪm pliːz/ | Pourriez-vous épeler votre nom ? |
| Could you repeat that, please? | /kʊd juː rɪˈpiːt ðæt pliːz/ | Pourriez-vous répéter ? |
| I'm sorry, you've got the wrong number | /aɪm ˈsɒr.i juːv ɡɒt ðə rɒŋ ˈnʌm.bər/ | Désolé(e), vous faites erreur |
"Good afternoon, Martin & Partners, Sarah speaking. How may I help you? Hello, I'd like to speak to Mr. Johnson, please. May I ask who's calling? Yes, this is Claire Dubois from Renault. Thank you, Mrs. Dubois. I'll put you through. Please hold the line."
« Bonjour, Martin & Partners, Sarah à l'appareil. Comment puis-je vous aider ? Bonjour, je souhaiterais parler à M. Johnson. Puis-je savoir qui appelle ? Oui, Claire Dubois de chez Renault. Merci, Mme Dubois. Je vous mets en relation. Veuillez patienter. »
Notez la formule "Sarah speaking" : c'est la façon standard de se présenter au téléphone en anglais professionnel. On ne dit pas "I am Sarah".
Gérer l'agenda et les rendez-vous en anglais
La gestion de l'agenda est une tâche quotidienne du secrétariat. Qu'il s'agisse de fixer un rendez-vous, de le déplacer ou de l'annuler, les formules anglaises sont assez directes tout en restant polies. Voici les termes et phrases qui reviennent le plus souvent.
| Anglais | Phonétique | Français |
|---|---|---|
| Appointment | /əˈpɔɪnt.mənt/ | Rendez-vous |
| To schedule a meeting | /ˈʃed.juːl ə ˈmiː.tɪŋ/ | Planifier une réunion |
| To reschedule | /ˌriːˈʃed.juːl/ | Reporter / Reprogrammer |
| To cancel | /ˈkæn.səl/ | Annuler |
| To confirm | /kənˈfɜːrm/ | Confirmer |
| Diary / Calendar | /ˈdaɪ.ə.ri/ /ˈkæl.ən.dər/ | Agenda (GB / US) |
| Available | /əˈveɪ.lə.bəl/ | Disponible |
| Time slot | /taɪm slɒt/ | Créneau horaire |
| To bring forward | /brɪŋ ˈfɔːr.wərd/ | Avancer (une date) |
| To postpone | /poʊstˈpoʊn/ | Reporter / Remettre à plus tard |
| Reminder | /rɪˈmaɪn.dər/ | Rappel |
| To pencil in | /ˈpen.səl ɪn/ | Noter provisoirement |
Courrier et e-mails professionnels en anglais
Rédiger un e-mail professionnel en anglais ou gérer le courrier entrant fait partie du quotidien du secrétariat. Les formules sont assez standardisées, ce qui est une bonne nouvelle : une fois qu'on les connaît, on peut les réutiliser dans presque toutes les situations.
| Anglais | Phonétique | Français |
|---|---|---|
| Inbox | /ˈɪn.bɒks/ | Boîte de réception |
| To forward an email | /ˈfɔːr.wərd ən ˈiː.meɪl/ | Transférer un e-mail |
| To reply / To reply all | /rɪˈplaɪ/ /rɪˈplaɪ ɔːl/ | Répondre / Répondre à tous |
| Attachment | /əˈtætʃ.mənt/ | Pièce jointe |
| Subject line | /ˈsʌb.dʒekt laɪn/ | Objet (de l'e-mail) |
| Dear Sir/Madam | /dɪər sɜːr ˈmæd.əm/ | Madame, Monsieur (formule d'ouverture) |
| Kind regards | /kaɪnd rɪˈɡɑːrdz/ | Cordialement |
| Best regards | /best rɪˈɡɑːrdz/ | Bien cordialement |
| Please find attached | /pliːz faɪnd əˈtætʃt/ | Veuillez trouver ci-joint |
| Further to your email | /ˈfɜːr.ðər tə jɔːr ˈiː.meɪl/ | Suite à votre e-mail |
| Registered letter | /ˈredʒ.ɪ.stərd ˈlet.ər/ | Lettre recommandée |
| Parcel | /ˈpɑːr.səl/ | Colis |
"Dear Mr. Thompson, further to our phone conversation this morning, please find attached the agenda for next week's meeting. Could you confirm your attendance by Friday? Kind regards, Sophie Martin."
« Cher M. Thompson, suite à notre conversation téléphonique de ce matin, veuillez trouver ci-joint l'ordre du jour de la réunion de la semaine prochaine. Pourriez-vous confirmer votre présence d'ici vendredi ? Cordialement, Sophie Martin. »
La structure est limpide : référence au contexte, pièce jointe mentionnée, demande d'action, formule de clôture. C'est le squelette de 90 % des e-mails professionnels en anglais.
Fournitures et équipement de bureau en anglais
Commander des fournitures, signaler une panne d'imprimante ou demander du matériel fait partie du quotidien du secrétariat. Ces termes sont simples mais il faut les connaître pour être efficace quand on passe commande ou qu'on échange avec un fournisseur anglophone.
| Anglais | Phonétique | Français |
|---|---|---|
| Stapler | /ˈsteɪ.plər/ | Agrafeuse |
| Paper clip | /ˈpeɪ.pər klɪp/ | Trombone |
| Sticky notes | /ˈstɪk.i noʊts/ | Post-it / Notes adhésives |
| Hole punch | /hoʊl pʌntʃ/ | Perforatrice |
| Filing cabinet | /ˈfaɪ.lɪŋ ˈkæb.ɪ.nət/ | Classeur / Armoire de rangement |
| Binder | /ˈbaɪn.dər/ | Classeur (à anneaux) |
| Printer | /ˈprɪn.tər/ | Imprimante |
| Ink cartridge | /ɪŋk ˈkɑːr.trɪdʒ/ | Cartouche d'encre |
| Photocopier | /ˈfoʊ.toʊˌkɒp.i.ər/ | Photocopieuse |
| Envelope | /ˈen.və.loʊp/ | Enveloppe |
| Rubber / Eraser | /ˈrʌb.ər/ /ɪˈreɪ.zər/ | Gomme (GB / US) |
| Scissors | /ˈsɪz.ərz/ | Ciseaux |
Organiser et participer à une réunion en anglais
Qu'il s'agisse de préparer la salle, d'envoyer l'ordre du jour ou de rédiger le compte rendu, le vocabulaire des réunions est central pour le secrétariat. Voici les termes et formules que vous utiliserez le plus souvent.
| Anglais | Phonétique | Français |
|---|---|---|
| Agenda | /əˈdʒen.də/ | Ordre du jour |
| Minutes | /ˈmɪn.ɪts/ | Compte rendu / Procès-verbal |
| To take the minutes | /teɪk ðə ˈmɪn.ɪts/ | Rédiger le compte rendu |
| Chairperson | /ˈtʃeər.pɜːr.sən/ | Président(e) de séance |
| Attendees | /ˌæt.enˈdiːz/ | Participants |
| Action items | /ˈæk.ʃən ˈaɪ.təmz/ | Points d'action / Tâches à faire |
| To adjourn | /əˈdʒɜːrn/ | Lever la séance / Suspendre |
| Conference call | /ˈkɒn.fər.əns kɔːl/ | Conférence téléphonique |
| Video conference | /ˈvɪd.i.oʊ ˈkɒn.fər.əns/ | Visioconférence |
| Any other business (AOB) | /ˈen.i ˈʌð.ər ˈbɪz.nɪs/ | Questions diverses |
Expressions courantes du secrétariat en anglais
Au-delà du vocabulaire technique, certaines expressions reviennent constamment dans le quotidien d'un poste d'accueil ou de secrétariat. Ce sont des formules toutes faites qu'il suffit de mémoriser pour gagner en fluidité.
| Anglais | Phonétique | Français |
|---|---|---|
| I'll get back to you | /aɪl ɡet bæk tə juː/ | Je reviens vers vous |
| I'll look into it | /aɪl lʊk ˈɪn.tuː ɪt/ | Je vais me renseigner |
| As soon as possible (ASAP) | /æz suːn æz ˈpɒs.ə.bəl/ | Dès que possible |
| I'm sorry for the inconvenience | /aɪm ˈsɒr.i fɔːr ðə ˌɪn.kənˈviː.ni.əns/ | Désolé(e) pour le désagrément |
| He/She is in a meeting | /hiː ɪz ɪn ə ˈmiː.tɪŋ/ | Il/Elle est en réunion |
| He/She is out of the office | /hiː ɪz aʊt əv ðə ˈɒf.ɪs/ | Il/Elle est absent(e) du bureau |
| Could you bear with me? | /kʊd juː beər wɪð miː/ | Pourriez-vous patienter un instant ? |
| I'll make sure it gets done | /aɪl meɪk ʃʊr ɪt ɡets dʌn/ | Je m'en occupe / Je m'assure que ce sera fait |
| For your information (FYI) | /fɔːr jɔːr ˌɪn.fərˈmeɪ.ʃən/ | Pour information |
| At your earliest convenience | /æt jɔːr ˈɜːr.li.ɪst kənˈviː.ni.əns/ | Dès que vous le pourrez |
"I'm afraid Mrs. Davies is in a meeting right now. Could you bear with me for a moment? I'll check when she's available and get back to you as soon as possible."
« Mme Davies est en réunion pour le moment. Pourriez-vous patienter un instant ? Je vérifie quand elle sera disponible et je reviens vers vous dès que possible. »
Trois expressions clés en une seule réponse : I'm afraid (pour adoucir une mauvaise nouvelle), bear with me (demander de patienter poliment), get back to you (promettre un retour).
Flash cards
Cartes (8)
À retenir
Quiz — Vocabulaire de l'accueil et du secrétariat en anglais
Quiz interactif disponible avec JavaScript activé. Voici les questions et leurs réponses correctes :
- 1. Quelle formule est la plus professionnelle pour accueillir un visiteur ?
- Can I help you?
- How may I help you? ✓
- What do you want?
- You need something?
Réponse : "How may I help you?" est la formule standard à l'accueil. "May" est plus poli que "can" dans un contexte professionnel formel.
- 2. Comment dit-on « Je vous mets en relation » au téléphone en anglais ?
- I'll connect you to the line
- I'll transfer your call now
- I'll put you through ✓
- I'll send you to him
Réponse : "I'll put you through" est la formule standard pour transférer un appel en anglais professionnel.
- 3. Que signifie « minutes » dans le contexte d'une réunion ?
- La durée de la réunion
- Les pauses entre les sujets
- Le compte rendu / procès-verbal ✓
- L'heure de début
Réponse : "Minutes" désigne le compte rendu écrit de la réunion. "To take the minutes" = rédiger le procès-verbal.
- 4. Que signifie « agenda » en anglais ?
- Un carnet de rendez-vous
- L'ordre du jour d'une réunion ✓
- Un calendrier mural
- Une liste de contacts
Réponse : en anglais, "agenda" = ordre du jour. Pour le carnet de rendez-vous, on dit "diary" (GB) ou "calendar" (US).
- 5. Pourquoi faut-il éviter le mot « rubber » avec un interlocuteur américain ?
- C'est un mot vulgaire en général
- Ça signifie « poubelle » aux États-Unis
- Ça signifie « préservatif » en anglais américain ✓
- C'est un terme obsolète
Réponse : en anglais britannique, "rubber" = gomme. En anglais américain, "rubber" = préservatif. Pour éviter le malentendu, utilisez "eraser".
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