Quand un visiteur étranger arrive à l'accueil, tout se joue en quelques secondes. Un « How may I help you? » fluide et naturel, un appel filtré avec les bonnes formules, un email sans faute de registre : c'est ce qui donne une image professionnelle. Le blocage le plus courant ne vient pas du vocabulaire brut, mais du réflexe : trouver le bon mot au bon moment, en face-à-face ou au téléphone.
Cette page regroupe les termes et les formulations que vous utiliserez vraiment au quotidien : accueillir, orienter, téléphoner, écrire des emails, gérer un agenda et préparer des réunions, le tout en anglais professionnel. Chaque section est classée par situation réelle, pas par ordre alphabétique, parce que c'est comme ça qu'on retient.
Comprendre le rôle de l'accueil et du secrétariat en anglais
Le vrai blocage, ce n'est pas de ne pas connaître le mot. C'est de ne pas le trouver assez vite quand quelqu'un est en face de vous. L'enjeu est de développer ce réflexe : quel mot, quel ton, à quel moment.
- À l'accueil, la première impression se joue en anglais : un visiteur étranger qui arrive et qui entend un accueil fluide, c'est toute l'image de l'entreprise qui passe. L'hésitation sur un "Do you have an appointment?" ou un "Please take a seat" casse cette dynamique.
- Au téléphone, c'est encore plus exigeant : pas de langage corporel, pas de temps pour chercher ses mots. Filtrer un appel, transférer, prendre un message : cela demande des automatismes, pas juste du vocabulaire.
- Par email, une erreur de registre se voit tout de suite : un "Hi" à un client qu'on ne connaît pas, un "Yours faithfully" mal placé : cela donne une impression d'amateurisme, même si le reste du mail est correct.
- En gestion d'agenda, un mot flou = un malentendu : confirmer, reporter, annuler un rendez-vous avec un interlocuteur étranger, cela ne s'improvise pas.
Vocabulaire de base pour l'accueil téléphonique en anglais
C'est la vitrine du poste. Le vocabulaire de base est souvent connu, mais l'enjeu est d'enchaîner une séquence complète : saluer, vérifier le rendez-vous, faire patienter, accompagner.
| Anglais | Phonétique | Français |
|---|---|---|
| Reception / Front desk | /rɪˈsep.ʃən/ | Réception / Accueil |
| Receptionist | /rɪˈsep.ʃən.ɪst/ | Réceptionniste |
| Visitor | /ˈvɪz.ɪ.tər/ | Visiteur |
| Visitor badge | /ˈvɪz.ɪ.tər bædʒ/ | Badge visiteur |
| Visitor log / Sign-in sheet | /ˈvɪz.ɪ.tər lɒɡ/ | Registre des visiteurs |
| Appointment | /əˈpɔɪnt.mənt/ | Rendez-vous |
| Waiting area / Lobby | /ˈweɪ.tɪŋ ˈeər.i.ə/ | Salle d'attente / Hall |
| To welcome | /ˈwel.kəm/ | Accueillir |
| To greet | /ɡriːt/ | Saluer |
| To escort | /ɪˈskɔːrt/ | Accompagner |
| To show someone in | /ʃoʊ ˈsʌm.wʌn ɪn/ | Faire entrer quelqu'un |
| To sign in | /saɪn ɪn/ | S'enregistrer |
| ID / Identification | /aɪˌden.tɪ.fɪˈkeɪ.ʃən/ | Pièce d'identité |
| Security pass | /sɪˈkjʊr.ɪ.ti pɑːs/ | Badge de sécurité |
| Ground floor | /ɡraʊnd flɔːr/ | Rez-de-chaussée |
| Lift / Elevator | /ˈel.ɪ.veɪ.tər/ | Ascenseur |
| Conference room | /ˈkɒn.fər.əns ruːm/ | Salle de réunion |
"Good morning, welcome to Dumont & Partners. How may I help you?"
"Good morning. I have an appointment with Mrs Laurent at 10 o'clock."
"Certainly. May I have your name, please?"
"James Mitchell, from Apex Consulting."
"Thank you, Mr Mitchell. Could you please sign in here and wear this visitor badge? I'll let Mrs Laurent know you're here. Please take a seat, she'll be with you shortly."
« Bonjour, bienvenue chez Dumont & Partners. Comment puis-je vous aider ? »
« Bonjour. J'ai rendez-vous avec Mme Laurent à 10 heures. »
« Bien sûr. Puis-je avoir votre nom ? »
« James Mitchell, de Apex Consulting. »
« Merci, M. Mitchell. Pourriez-vous vous inscrire ici et porter ce badge visiteur ? Je préviens Mme Laurent. Veuillez vous installer, elle sera à vous dans un instant. »
💡 "She'll be with you shortly" : c'est LA formule professionnelle pour faire patienter. Évitez "She's coming" ou "Wait here", qui sont trop directs.
Formules professionnelles pour accueillir un visiteur en anglais
Le téléphone en anglais est souvent le moment de vérité. Pas de visuel, pas de temps de réflexion, et l'interlocuteur attend une réponse fluide. C'est la compétence qui débloque tout le reste.
| Anglais | Phonétique | Français |
|---|---|---|
| To answer the phone | /ˈɑːn.sər ðə foʊn/ | Décrocher |
| To put someone through | /pʊt ˈsʌm.wʌn θruː/ | Passer quelqu'un (transférer) |
| To transfer a call | /trænsˈfɜːr ə kɔːl/ | Transférer un appel |
| To hold / To hold on | /hoʊld ɒn/ | Patienter |
| To put on hold | /pʊt ɒn hoʊld/ | Mettre en attente |
| To hang up | /hæŋ ʌp/ | Raccrocher |
| To call back | /kɔːl bæk/ | Rappeler |
| To take a message | /teɪk ə ˈmes.ɪdʒ/ | Prendre un message |
| To leave a message | /liːv ə ˈmes.ɪdʒ/ | Laisser un message |
| Extension | /ɪkˈsten.ʃən/ | Poste (numéro interne) |
| Switchboard | /ˈswɪtʃ.bɔːrd/ | Standard téléphonique |
| Voicemail | /ˈvɔɪs.meɪl/ | Messagerie vocale |
| Caller | /ˈkɔː.lər/ | Appelant |
| Incoming call | /ˈɪn.kʌm.ɪŋ kɔːl/ | Appel entrant |
| Conference call | /ˈkɒn.fər.əns kɔːl/ | Conférence téléphonique |
| Direct line | /daɪˈrekt laɪn/ | Ligne directe |
| Engaged / Busy | /ɪnˈɡeɪdʒd/ | Occupé (ligne) |
"Good afternoon, Dumont & Partners, Sophie speaking. How may I help you?"
"Hello, this is David Chen from GreenTech. Could I speak to Mr Moreau, please?"
"Of course. May I ask what it's regarding?"
"It's about the contract we discussed last week."
"Thank you, Mr Chen. Let me check if he's available. Could you hold on a moment?"
[pause]
"I'm sorry, Mr Moreau is in a meeting at the moment. Would you like to leave a message, or shall I ask him to call you back?"
"Could you ask him to call me back this afternoon?"
"Certainly. I'll pass on the message. Thank you for calling, Mr Chen. Goodbye."
« Bonjour, Dumont & Partners, Sophie à l'appareil. Comment puis-je vous aider ? »
« Bonjour, David Chen de GreenTech. Pourrais-je parler à M. Moreau ? »
« Bien sûr. Puis-je savoir de quoi il s'agit ? »
« C'est au sujet du contrat dont nous avons discuté la semaine dernière. »
« Merci, M. Chen. Je vérifie s'il est disponible. Un instant, s'il vous plaît. »
« Je suis désolée, M. Moreau est en réunion. Souhaitez-vous laisser un message, ou dois-je lui demander de vous rappeler ? »
« Pourriez-vous lui demander de me rappeler cet après-midi ? »
« Bien sûr. Je transmets le message. Merci de votre appel, M. Chen. Au revoir. »
💡 "May I ask what it's regarding?" : c'est la formule professionnelle pour filtrer sans être intrusif. Évitez à tout prix "What do you want?" ou "Why are you calling?".
• "Who is this?" → "May I ask who's calling, please?"
• "He's not here" → "I'm afraid he's not available at the moment"
• "Wait" → "Could you hold on a moment, please?"
• "I don't know" → "Let me find out for you"
Emails et correspondance en anglais
L'email professionnel en anglais est un exercice à part entière. Un ton trop familier avec un client, une formule de politesse mal placée, un objet flou : cela se voit tout de suite.
| Anglais | Phonétique | Français |
|---|---|---|
| Subject line | /ˈsʌb.dʒekt laɪn/ | Objet du message |
| Cc / Bcc | /siː.siː/ /biː.siː.siː/ | Copie / Copie cachée |
| Attachment | /əˈtætʃ.mənt/ | Pièce jointe |
| To forward | /ˈfɔːr.wərd/ | Transférer / Faire suivre |
| To reply / Reply all | /rɪˈplaɪ/ | Répondre / Répondre à tous |
| Inbox | /ˈɪn.bɒks/ | Boîte de réception |
| Draft | /dræft/ | Brouillon |
| Out-of-office reply | /aʊt əv ˈɒf.ɪs/ | Message d'absence |
| Follow-up | /ˈfɒl.oʊ ʌp/ | Relance / Suivi |
| Reminder | /rɪˈmaɪn.dər/ | Rappel |
| Acknowledgement | /əkˈnɒl.ɪdʒ.mənt/ | Accusé de réception |
| Memo | /ˈmem.oʊ/ | Note de service |
| Registered mail | /ˈredʒ.ɪ.stərd meɪl/ | Courrier recommandé |
| Letterhead | /ˈlet.ər.hed/ | Papier à en-tête |
Les formules d'email indispensables
| Situation | Formule anglaise | Français |
|---|---|---|
| Ouverture formelle | Dear Mr / Mrs / Ms + nom | Cher Monsieur / Madame |
| Ouverture semi-formelle | Dear + prénom | Cher/Chère + prénom |
| Destinataire inconnu | Dear Sir or Madam | Madame, Monsieur |
| Objet du mail | I am writing regarding… | Je vous écris au sujet de… |
| Pièce jointe | Please find attached… | Veuillez trouver ci-joint… |
| Demande polie | I would be grateful if you could… | Je vous serais reconnaissant(e) de… |
| Confirmation | I am writing to confirm… | Je vous écris pour confirmer… |
| Relance | I am following up on… | Je fais suite à… |
| Excuses | I apologise for any inconvenience. | Je m'excuse pour tout désagrément. |
| Clôture formelle | Yours sincerely / Yours faithfully | Cordialement (formel) |
| Clôture courante | Kind regards / Best regards | Bien cordialement |
Comment fixer, confirmer et reporter un rendez-vous en anglais
Gérer un agenda en anglais, c'est surtout savoir confirmer, reporter et annuler sans créer de malentendu. C'est une compétence essentielle pour les profils assistant(e)s de direction.
| Anglais | Phonétique | Français |
|---|---|---|
| Diary / Calendar | /ˈdaɪ.ər.i/ | Agenda |
| Schedule | /ˈʃed.juːl/ (UK) /ˈsked.juːl/ (US) | Planning / Emploi du temps |
| To schedule / To arrange | /ˈʃed.juːl/ | Planifier |
| To reschedule | /ˌriːˈʃed.juːl/ | Reprogrammer |
| To postpone | /poʊstˈpoʊn/ | Reporter |
| To cancel | /ˈkæn.səl/ | Annuler |
| To confirm | /kənˈfɜːrm/ | Confirmer |
| To book (a room) | /bʊk/ | Réserver (une salle) |
| Time slot | /taɪm slɒt/ | Créneau horaire |
| Availability | /əˌveɪ.ləˈbɪl.ɪ.ti/ | Disponibilité |
| Deadline | /ˈded.laɪn/ | Date limite |
| ASAP | /ˌeɪ.es.eɪˈpiː/ | Dès que possible |
| At your earliest convenience | — | Dès que possible (formel) |
| To pencil in | /ˈpen.səl ɪn/ | Noter provisoirement |
| Double-booked | /ˈdʌb.əl bʊkt/ | Réservé deux fois (conflit) |
"Good morning, Mr Chen. I'm calling on behalf of Mrs Laurent."
"Unfortunately, she has a scheduling conflict and won't be available tomorrow at 2."
"Would it be possible to reschedule?"
"She has a slot on Thursday morning at 10 or Friday afternoon at 3."
"Thursday at 10 works for me."
"Perfect. I'll send you a confirmation email shortly."
« Bonjour, M. Chen. Je vous appelle de la part de Mme Laurent. Malheureusement, elle a un conflit d'agenda et ne sera pas disponible demain à 14h. Serait-il possible de reprogrammer ? Elle a un créneau jeudi matin à 10h ou vendredi après-midi à 15h. »
« Jeudi à 10h me convient. »
« Parfait. Je vous envoie un email de confirmation. »
💡 "On behalf of" = de la part de. C'est la formule standard quand vous appelez pour quelqu'un d'autre.
Réunions
| Anglais | Phonétique | Français |
|---|---|---|
| Meeting | /ˈmiː.tɪŋ/ | Réunion |
| Agenda | /əˈdʒen.də/ | Ordre du jour |
| Minutes | /ˈmɪn.ɪts/ | Compte rendu |
| To take minutes | /teɪk ˈmɪn.ɪts/ | Rédiger le compte rendu |
| Chairperson / Chair | /ˈtʃeər.pɜːr.sən/ | Président(e) de séance |
| Attendee | /ˌæt.enˈdiː/ | Participant(e) |
| Action item | /ˈæk.ʃən ˈaɪ.təm/ | Tâche à faire |
| AOB (Any Other Business) | /ˌeɪ.oʊˈbiː/ | Questions diverses |
| To adjourn | /əˈdʒɜːrn/ | Lever la séance |
| Handout | /ˈhænd.aʊt/ | Document distribué |
| Projector | /prəˈdʒek.tər/ | Projecteur |
| Whiteboard | /ˈwaɪt.bɔːrd/ | Tableau blanc |
| Video conference | /ˈvɪd.i.oʊ ˈkɒn.fər.əns/ | Visioconférence |
| To wrap up | /ræp ʌp/ | Conclure |
Environnement de bureau
| Anglais | Phonétique | Français |
|---|---|---|
| Office | /ˈɒf.ɪs/ | Bureau |
| Open-plan office | /ˈoʊ.pən plæn/ | Open space |
| Cubicle | /ˈkjuː.bɪ.kəl/ | Box / Espace cloisonné |
| Desk | /desk/ | Bureau (meuble) |
| Filing cabinet | /ˈfaɪ.lɪŋ ˈkæb.ɪ.nət/ | Armoire de classement |
| Drawer | /drɔːr/ | Tiroir |
| Noticeboard | /ˈnoʊ.tɪs.bɔːrd/ | Tableau d'affichage |
| Break room | /breɪk ruːm/ | Salle de pause |
| Corridor / Hallway | /ˈkɒr.ɪ.dɔːr/ | Couloir |
| Car park / Parking lot | /kɑːr pɑːrk/ | Parking |
| Canteen | /kænˈtiːn/ | Cantine |
| Restroom / Toilet | /ˈrest.ruːm/ | Toilettes |
Fournitures et équipements
Demander une agrafeuse, signaler une panne d'imprimante ou commander du toner en anglais fait partie du quotidien. Voici les mots essentiels.
| Anglais | Phonétique | Français |
|---|---|---|
| Printer | /ˈprɪn.tər/ | Imprimante |
| Photocopier | /ˈfoʊ.toʊˌkɒp.i.ər/ | Photocopieur |
| Scanner | /ˈskæn.ər/ | Scanner |
| Shredder | /ˈʃred.ər/ | Destructeur de documents |
| Stapler | /ˈsteɪ.plər/ | Agrafeuse |
| Paper clip | /ˈpeɪ.pər klɪp/ | Trombone |
| Hole punch | /hoʊl pʌntʃ/ | Perforeuse |
| Binder / Ring binder | /ˈbaɪn.dər/ | Classeur à anneaux |
| Folder | /ˈfoʊl.dər/ | Chemise / Dossier |
| Envelope | /ˈen.və.loʊp/ | Enveloppe |
| Sticky notes | /ˈstɪk.i noʊts/ | Post-it |
| Highlighter | /ˈhaɪ.laɪ.tər/ | Surligneur |
| Eraser | /ɪˈreɪ.zər/ | Gomme |
| Scissors | /ˈsɪz.ərz/ | Ciseaux |
| Ink cartridge / Toner | /ɪŋk ˈkɑːr.trɪdʒ/ | Cartouche d'encre |
RH et administration
Même si vous n'êtes pas aux RH, ces termes reviennent très vite dès qu'il faut gérer un congé, une note de frais, un contrat ou une commande en anglais.
| Anglais | Phonétique | Français |
|---|---|---|
| HR (Human Resources) | /ˌeɪtʃˈɑːr/ | Ressources humaines |
| Payroll | /ˈpeɪ.roʊl/ | Paie |
| Pay slip | /peɪ slɪp/ | Bulletin de salaire |
| Leave / Time off | /liːv/ | Congé |
| Annual leave | /ˈæn.ju.əl liːv/ | Congés annuels |
| Sick leave | /sɪk liːv/ | Congé maladie |
| Contract | /ˈkɒn.trækt/ | Contrat |
| Full-time / Part-time | /fʊl taɪm/ | Temps plein / partiel |
| Probation period | /proʊˈbeɪ.ʃən/ | Période d'essai |
| Notice period | /ˈnoʊ.tɪs/ | Préavis |
| To resign | /rɪˈzaɪn/ | Démissionner |
| To hire / To recruit | /rɪˈkruːt/ | Embaucher |
| CV / Résumé | /ˌsiːˈviː/ | CV |
| Overtime | /ˈoʊ.vər.taɪm/ | Heures supplémentaires |
| Expense report | /ɪkˈspens rɪˈpɔːrt/ | Note de frais |
| Invoice | /ˈɪn.vɔɪs/ | Facture |
| Purchase order (PO) | /ˈpɜːr.tʃəs ˈɔːr.dər/ | Bon de commande |
Expressions utiles pour orienter, renseigner et aider un client en anglais
Ce sont les phrases que vous entendrez et utiliserez vraiment tous les jours à l'accueil et au secrétariat. Elles ne se devinent pas toujours et c'est souvent elles qui font la différence entre un anglais scolaire et un anglais professionnel.
| Situation | Expression anglaise | Français |
|---|---|---|
| Accueillir | How may I help you? | Comment puis-je vous aider ? |
| Vérifier | Do you have an appointment? | Avez-vous rendez-vous ? |
| Faire patienter | She'll be with you shortly. | Elle sera à vous dans un instant. |
| Orienter | It's on the third floor, second door on the left. | C'est au 3e étage, 2e porte à gauche. |
| Téléphone | I'll put you through now. | Je vous passe la communication. |
| Téléphone | I'm afraid the line is busy. | La ligne est occupée. |
| Demander | Could you spell that for me? | Pourriez-vous épeler ? |
| Confirmer | Just to confirm: Tuesday at 3 p.m. | Pour confirmer : mardi à 15h. |
| S'excuser | I apologise for the delay. | Je m'excuse pour le retard. |
| Proposer | Would you like a tea or coffee? | Un thé ou un café ? |
| Relancer | I'm following up on my previous email. | Je fais suite à mon précédent email. |
| Prendre congé | Thank you for coming. Have a good day. | Merci de votre visite. Bonne journée. |
Quiz : testez votre anglais de l'accueil
🧠 Quiz — Anglais de l'accueil et du secrétariat
Conseils pour progresser efficacement
1. Travailler par séquence complète, pas par mot isolé
Accueillir un visiteur du début à la fin, gérer un appel entier, rédiger un email de A à Z : c'est l'enchaînement qui compte, pas le mot seul.
2. Corriger les confusions qui reviennent tout le temps
Appointment vs meeting, to forward vs to transfer, minutes (compte rendu) vs minutes (temps), schedule vs timetable. Tant que ces paires ne sont pas bien fixées, on comprend le sens général mais on perd la précision professionnelle.
3. Installer le bon registre de politesse
"How may I help you?", "Could you hold on?", "I would be grateful if…" : ce ne sont pas des variantes polies, ce sont des marqueurs de professionnalisme. L'interlocuteur les perçoit immédiatement, et c'est ce qui fait l'image de l'entreprise.
4. Répéter les appels téléphoniques
C'est la situation la plus stressante et la plus fréquente. Filtrer, transférer, prendre un message, rappeler : il faut les pratiquer jusqu'à ce que cela devienne automatique. Cinq appels simulés valent mieux que cinquante mots révisés.
5. Adapter le vocabulaire au poste
Un(e) réceptionniste, un(e) assistant(e) de direction et un(e) office manager n'ont pas le même anglais utile. C'est pour cela qu'il est important de travailler par métier, pas en bloc.
• Accueil / Réception : séquences d'accueil visiteur, orientation, formules de politesse.
• Standard téléphonique : filtrage, transfert, prise de message, formules téléphoniques.
• Assistanat de direction : agenda, réunions, correspondance, coordination internationale.
• Administration / Office manager : emails, documents RH, commandes, coordination d'équipe.
• Réceptionniste : accueil visiteurs + téléphone + orientation + politesse.
• Assistant(e) de direction : agenda + réunions + correspondance formelle + interlocuteurs internationaux.
• Secrétaire administratif(ve) : emails + documents RH + commandes + gestion documentaire.
• Office manager : tout ce qui précède + coordination d'équipe.
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