Vous travaillez dans le domaine des communications numériques ou de l’externalisation des services ? Votre travail vous amène à traiter avec des clients, des fournisseurs ou d’autres contacts francophones ?
Dans tous les milieux professionnels, il est courant de devoir rédiger des courriels formels, en français ou dans d’autres langues, pour transmettre des informations importantes, des bons de commande, des dossiers, des photos, des factures, etc. Bref, communiquer rapidement par écrit.
De plus, si vous êtes à la recherche d’un emploi, vous devrez envoyer votre CV et postuler… vous devrez convaincre le responsable des ressources humaines.
Pour ce faire, vous devrez accorder une attention particulière à la présentation et à la formulation de vos courriels.
Dans cet article, nous allons vous aider à maîtriser les points clés pour rédiger un e-mail dans un français professionnel pertinent et efficace.
1. L’objet de l’e-mail : court et clair
L’objet de votre courriel est important pour que votre interlocuteur puisse se faire une idée de votre message et ait envie de l’ouvrir et de le lire.
Un objet court et concis résume en une phrase votre message.
La ligne d’objet est une bonne occasion d’attirer l’attention de votre contact, mais elle ne doit pas être compliquée. Cette partie reflète le contenu de votre e-mail, elle doit donc être personnalisée.
Pour donner envie au destinataire d’en savoir plus sur votre message, l’objet doit être court, clair et explicite , et ne doit pas comporter de signes de ponctuation tels que » ? » ou » ! », ni de mots mentionnant une offre promotionnelle, sous peine d’être signalé comme spam par Google.
Il est conseillé d’inclure un mot clé dans votre e-mail, ce qui le rendra plus facile à mémoriser et à retrouver dans la boîte de réception si nécessaire, et évitera qu’il ne soit confondu avec d’autres e-mails.
Voici quelques exemples d’objet d’un e-mail :
- Compte rendu de la réunion du 12 avril 2021 ;
- Compte rendu de la conférence-débat du 12 avril 2021 ;
- Annulation de la formation du secourisme prévu le 12 avril 2021 ;
- Candidature pour le poste de Directeur adjoint des études ;
- Candidature pour un stage ;
- Rapport de stage ;
- Demande de congé ;
- Budget matériels informatiques, avril 2021 ;
- Location bungalow ;
- Demande de renseignements concernant… ;
- Location de voiture sans chauffeur.
2. La formule d’appel la plus appropriée
La salutation est la deuxième étape d’un courrier électronique professionnel.
Commencez votre e-mail par la salutation la plus appropriée, c’est-à-dire que vous devez vous adresser à votre destinataire d’une manière qui corresponde à la relation que vous entretenez avec lui.
L’utilisation d’une salutation incorrecte peut compromettre l’ensemble du contenu de votre courrier électronique. Elle peut offenser votre lecteur et ruiner vos chances de conclure une affaire, d’obtenir l’emploi auquel vous avez postulé…
Pour que la communication soit efficace, il faut aller droit au but et choisir une formule de politesse en fonction de l’identité et du statut du destinataire.
Lorsque le destinataire est un homme et que vous ne connaissez pas son nom ni son titre :
Monsieur
Lorsque le destinataire est une femme et que vous ne connaissez pas son nom ni son titre :
Madame
Lorsque vous vous adressez à quelqu’un de sexe masculin ou féminin et que vous connaissez le nom:
Monsieur Martin
Madame Morel
Lorsque vous ne savez pas si le destinataire est un homme ou une femme:
Madame, Monsieur
Lorsque vous vous adressez à un public assez diversifié:
Mesdames et Messieurs
Lorsque vous vous adressez à un client, à un fournisseur…:
Bonjour Madame
Bonjour Monsieur
Lorsque vous vous adressez à un supérieur hiérarchique:
Madame la Directrice
Monsieur le Président
3. Le corps de l’e-mail
Après avoir salué votre contact, l’étape suivante consiste à présenter l’objet de votre message.
C’est ici que se trouve l’information principale du texte et c’est souvent la répétition de l’objet du message.
Cette section est courte, utilise une grammaire correcte, ne contient pas de fragments de phrases et ne contient qu’une seule demande.
Voici quelques exemples de phrases que l’on trouve souvent dans l’introduction :
- Suite à notre entretien téléphonique du 12 avril 2021, je souhaiterais vous contacter pour …
- Suite à notre entretien du 12 avril 2021… ;
- Suite à votre annonce publiée sur les réseaux sociaux, je vous soumets ma candidature pour le poste de… ;
- Je vous écris pour vous faire parvenir le solde de votre compte que vous avez demandé par téléphone le 12 avril 2021.
4. Le titre du fichier joint
L’envoi de fichiers ou de documents par courrier électronique facilite la communication, qu’il s’agisse d’un CV, d’une lettre de motivation, d’une photo, d’une facture…
C’est un moyen rapide et efficace de communiquer de manière professionnelle, mais encore faut-il que l’envoi se fasse dans les règles de l’art.
Voici quelques exemples de formules utilisées pour introduire une pièce jointe :
- Veuillez trouver ci-joint mon CV ;
- Je joins mon CV… ;
- Je joins ma candidature pour le poste de… ;
- Je vous envoie ma candidature pour le poste de… ;
- Veuillez consulter la pièce jointe ci-dessous ;
- Veuillez consulter la pièce jointe… ;
- Veuillez trouver ci-joint la facture avec la référence… ;
- Veuillez trouver ci-joint le fichier demandé.
5. La formule de clôture
Terminez votre e-mail en beauté en utilisant une formule de politesse en fonction du degré d’intimité que vous avez avec le destinataire.
Pour vous aider, voici quelques exemples de formules que vous pouvez utiliser dans un e-mail professionnel :
- Salutations distinguées ;
- Meilleures salutations ;
- Bien à vous ;
- Cordialement ;
- Respectueusement ;
- Mes sincères salutations ;
- Dans l’attente d’une suite favorable, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
6. La signature
La signature reflète votre image ou celle de votre entreprise. Elle doit donc comporter notre nom, notre prénom, notre numéro de téléphone et notre adresse électronique…. Cela donne une impression durable à votre lecteur.
Si vous écrivez au nom d’une institution ou en tant qu’employé d’une institution, n’oubliez pas de le mentionner avec les coordonnées appropriées.
Cette partie permet à vos contacts d’avoir vos coordonnées s’ils ont besoin de vous contacter autrement qu’en répondant au courriel que vous avez envoyé. Votre numéro de téléphone est également important.
7. Relisez votre courriel
Avant d’appuyer sur le bouton d’envoi, prenez quelques secondes pour examiner le contenu de votre e-mail et le relire.
Pour plus de professionnalisme, vérifiez l’adresse du destinataire, l’objet du message et les pièces jointes. Vous éviterez ainsi les mauvaises surprises telles que l’envoi d’un courriel à la mauvaise personne ou l’ajout d’une mauvaise pièce jointe.
Il est également conseillé de relire le contenu de votre courriel afin d’éviter les fautes de frappe ou d’orthographe.
Quel que soit le type de projet que vous gérez, quel que soit le poste que vous occupez, vous pouvez vous référer à cet article pour rédiger correctement votre courriel professionnel.
Si vous souhaitez améliorer votre orthographe, votre vocabulaire, votre conjugaison, etc., n’hésitez pas à faire notre test de niveau d’orthographe et à vous inscrire à notre formation dédiée à l’orthographe.
Vous y êtes presque !