Le plan de formation est un outil de gestion des compétences des collaborateurs. Il permet d’adapter leurs connaissances actuelles aux besoins et aux objectifs de l’entreprise. En règle générale, toute entreprise doit mettre en place ce plan afin de rester compétitive malgré les évolutions connues du marché de l’emploi. En suivant une formation appropriée, les salariés peuvent optimiser la qualité de leur travail et s’adapter aux changements.
Le plan de formation est présenté sous la forme d’un document et d’une synthèse des besoins en compétences de l’entreprise, des objectifs visés par la formation et des différents acteurs impliqués. Vous trouverez les détails dans cet article …
Ce plan est également reconnu par les salariés comme une marque de considération. En effet, suivre une formation pour être plus performant, pour acquérir de nouvelles compétences, pour découvrir de nouvelles aptitudes est généralement très bien vécu par les travailleurs.
Comment définir l’objet d’une formation en entreprise ?
L’employeur utilise le plan de formation pour programmer des sessions de formation en interne et en externe pour ses salariés. Le sujet de la formation est défini en fonction des besoins actuels de l’entreprise. Il peut s’agir d’une orientation stratégique ou d’un plan technique que la société souhaite mettre en place à long terme et à court terme.
Souvent, ceci est défini à la suite d’une étude de marché qui permet d’identifier les points forts et les failles dans les services proposés. Pour y remédier et répondre aux demandes actuelles de la clientèle, les salariés doivent suivre une formation adaptée et renforcer ou acquérir de nouvelles compétences. La formation doit apporter de la valeur ajoutée à l’entreprise : renforcement des compétences des salariés, développement d’une démarche qui détrône la concurrence, augmentation du chiffre d’affaires mensuel ou annuel, etc.
Si le salarié considère que ses performances peuvent encore s’améliorer s’il suit un cours d’appui, alors il peut utiliser les droits à la formation du CPF (Compte Personnel de Formation) par exemple. L’objet de la formation dépendra alors de ses propres besoins ou projets.
Les entreprises d’une certaine taille disposent généralement d’un service formation, qui sera en charge des plans de formation validés. Parfois, certaines formations nécessitent le recours à des formateurs externes pour des sujets qui ne sont pas maîtrisés par les formateurs internes.
Les étapes à suivre pour établir un plan de formation approprié
Dans cette partie, nous allons récapituler les démarches à suivre pour établir un plan de formation adéquat.
Nommer le responsable de la formation
Dans un premier temps, l’employeur doit désigner un intervenant unique chargé de piloter la formation : c’est le référent formation. Son rôle est d’assurer la cohérence entre la politique de formation des collaborateurs et les besoins stratégiques de l’entreprise. Il est l’acteur en charge de l’établissement du plan de formation.
Parfois, on l’appelle aussi le « responsable de la formation ». Idéalement, on devrait choisir quelqu’un qui jouit à la fois de la confiance de la direction et du personnel. Cela joue un rôle crucial lors de la collecte de données. En effet, il est nécessaire d’obtenir un maximum d’informations sur les besoins et les objectifs de l’entreprise, l’évolution du marché, les compétences et le ressenti des travailleurs …
Observer les compétences professionnelles des salariés
Il faut ensuite vérifier si les compétences existantes au sein de l’entreprise répondent aux besoins évoqués ci-dessus. Les compétences auxquelles nous faisons référence ici sont les capacités professionnelles des travailleurs, leur productivité et leur savoir-être.
Pour recueillir ces données, le référent formation doit s’entretenir les salariés de chaque service. Il peut aussi opter pour une approche plus simplifiée comme le questionnaire à remplir. En fonction des résultats de l’enquête, le responsable de la formation ou l’employeur lui-même pourra identifier l’écart qui existe entre les besoins de l’entreprise et les compétences des salariés.
Les bénéficiaires de la formation seront également désignés suite à cette étude : les départements, les profils des travailleurs et les différents postes concernés.
Choisir entre une formation en interne et en externe
Le lieu de la formation est également à prendre en compte dans le plan à établir. Ceci dépend notamment des objectifs visés par l’entreprise. Par exemple, une formation d’anglais pour entreprise nécessite l’intervention d’une équipe de professeurs de langues expérimentés ou d’un centre agréé. Dans ce cas, les cours sont probablement organisés en externe.
Les formations en interne peuvent être organisées par des cadres de l’entreprise ou des formateurs individuels qui acceptent de se déplacer dans l’entreprise. Dans la plupart des cas, les employeurs optent également pour le partage ou les échanges de compétences inter-entreprises.
Définir le budget du plan de formation
Les coûts liés à la formation doivent aussi être calculés avant d’établir le plan de formation. Le type de formation choisi, le niveau, le nombre de salariés concernés, les frais de déplacement et d’hébergement des formateurs ou des collaborateurs sont inclus dans le chiffrage de ce plan.
Élaborer et proposer le plan à la direction ou aux membres du comité
Une fois tous les renseignements précités recueillis, le référent formation peut passer à l’élaboration proprement dite du plan. Il le présentera à son employeur ou aux membres du conseil ou du comité de l’entreprise.
Le planning des séances, les coûts et les responsabilités de chaque acteur concerné sont définis dans ce plan. La catégorie de formation doit également y être indiquée. Selon le Code du travail, il existe trois types de formation professionnelle sur le marché de l’emploi :
- Formation de développement des compétences,
- Cours liés à l’évolution ou au maintien de l’emploi,
- Cours d’adaptation à un nouvel emploi.
Une fois le plan de formation validé par les membres de la direction, le responsable de la formation est chargé de la gestion administrative de l’ensemble de l’opération.
Faire un rapport d’activité à la fin de la formation
Il reste une dernière étape qui joue un rôle important dans la politique stratégique d’une entreprise. Le référent formation doit établir un bilan ou un rapport d’activité à l’issue des séances. Celui-ci doit mettre en évidence les résultats et les apports des opérations menées dans le cadre du plan de formation. Le référent doit le remettre aux membres du comité ou à la direction. Ceux-ci jugeront de l’efficacité ou non des actions entreprises :
- Les salariés sont-ils prêts à mettre en œuvre la nouvelle politique de l’entreprise ?
- Ont-ils atteint l’objectif initial, à savoir acquérir de nouvelles compétences et répondre aux besoins du marché ?
- Leur niveau d’anglais s’est-il amélioré ?
Selon les résultats obtenus, l’employeur décide des prochaines étapes : répartition des tâches, préparation d’une nouvelle session de formation, recrutement de nouveaux candidats, etc.
Élaborer un plan de formation pertinent avec les conseillers de Clic Campus
Le référent formation ou les services RH peuvent s’entourer de conseillers spécialisés dans l’élaboration et la mise en œuvre de leur plan de formation.
Faites-nous part de vos besoins et des changements que vous souhaitez mettre en place au sein de votre entreprise. Nos conseillers pédagogiques vous aideront à identifier le programme de formation adéquat pour vos salariés. Ici, vous n’avez pas besoin de consulter d’autres formateurs externes pour superviser la formation.
Nous disposons de professeurs expérimentés, maîtrisant plusieurs disciplines qui aideront vos collaborateurs à renforcer leurs compétences professionnelles et à acquérir de nouvelles connaissances si le sujet de la formation porte sur un nouveau projet d’entreprise.
Pour vous faire gagner du temps, les entretiens avec nos conseillers se font en ligne. Idem pour nos cours particuliers. En collaborant avec nous, vous bénéficierez d’un programme professionnel 100% digitalisé. Cela s’avère très pratique dans l’environnement professionnel d’aujourd’hui. Les travailleurs ont la possibilité de se former sans avoir à s’absenter.
Pour résumer, sachez que nous offrons un service complet allant de la définition de vos besoins à la création de votre plan de formation lui-même. Nos conseillers peuvent également vous aider à suivre l’avancement du plan et à évaluer les résultats obtenus à l’issue de la formation.
Les avantages d’un plan de formation dans le monde du travail
Auparavant, seules les grandes entreprises utilisaient les plans de formation comme outil de gestion et d’ajustement des compétences des salariés. Depuis ces dernières années, cependant, les PME ont pris conscience de leur utilité dans le milieu professionnel.
C’est un outil efficace pour adapter les offres d’une entreprise aux demandes du marché et pour garder ses collaborateurs aussi performants que possible quelles que soient les évolutions. Le plan incite chaque société à innover sans cesse et à adopter une approche qui répond à ses objectifs spécifiques.
Le plan de formation est également utile lorsque les compétences professionnelles d’un collaborateur sont insuffisantes pour fournir un service de qualité. Au lieu de le pénaliser pour cela, il est plus judicieux de le former et de renforcer ses connaissances. C’est, par ailleurs, l’approche la plus économique puisque l’entreprise n’a pas besoin d’engager d’autres frais pour recruter de nouveaux candidats.
Soulignons aussi qu’un plan de formation peut contribuer à renforcer le sentiment d’appartenance du travailleur. Il se sentira soutenu par son supérieur hiérarchique. Cela améliorera sa perception de l’entreprise. Lorsqu’il rencontre des difficultés, il bénéficie d’un droit à la formation. C’est bon pour son bien-être et sa motivation au travail. Ceci peut jouer un rôle crucial dans la qualité de ses services. Plus il est motivé dans l’exercice de ses fonctions, plus il est enclin à fournir un travail de qualité et à être plus productif et créatif.
Les enjeux d’un plan de formation sur l’anglais des affaires
L’utilisation de l’anglais est incontournable dans le monde du travail. On l’utilise pour rédiger un email professionnel et pour contacter un client anglais, chinois, indien, etc. Si vous êtes en voyage d’affaires à l’étranger et que vous ne parlez pas la langue locale, vous serez obligé d’utiliser l’anglais comme moyen de communication avec les résidents locaux.
Avec ces quelques exemples, on constate que la maîtrise de l’anglais est une réelle nécessité pour les entreprises, surtout si elles sont spécialisées dans le commerce international, le tourisme, l’audiovisuel, l’hôtellerie, etc. Cela concerne également les multinationales qui ont des filiales dans les pays anglophones et autres. Les salariés doivent avoir des compétences en anglais suffisamment élevées pour communiquer, argumenter et émettre des opinions en anglais.
Pour ce faire, un plan de formation pertinent doit être établi. Les programmes devraient inclure tous les niveaux d’apprenants. Cependant, ils peuvent également cibler des profils spécifiques en fonction des analyses des besoins de l’entreprise. Dans le secteur de l’hôtellerie, par exemple, les postes suivants nécessitent un niveau d’anglais élevé : réceptionniste, standardiste, concierge, directeur d’hôtel, etc. Pour optimiser la qualité du service-client de l’hôtel, il faut penser à améliorer leur capacité à communiquer en anglais grâce à un programme de formation continue.
Vous y êtes presque !
