Comment rédiger des emails formels en français

1. L’objet de l’e-mail : court et clair

L’objet de votre courriel est important pour que votre contact puisse se faire une idée de votre message et ait envie de le l’ouvrir et de le lire.

Un objet court et synthétique permet de donner en une phrase un résumé de votre message.

L’objet est une bonne occasion d’attirer l’attention de votre interlocuteur, mais il ne doit pas être compliqué. Cette partie reflète le contenu de votre e-mail, il doit donc être personnalisé.

Pour donner envie au destinataire d’en savoir plus sur votre message, l’objet doit être court, clair et explicite et ne pas comporter de marque de ponctuation comme « ? » ou encore « ! », ni de mots mentionnant une offre promotionnelle sous peine d’être passé en Spam par Google.

Il est bon d’inclure un mot clé dans votre e-mail, qui le rendra plus facile à retenir et à retrouver dans la boîte de réception si nécessaire, et qui évitera de le confondre avec d’autres e-mails.

Voici quelques exemples d’objet d’un e-mail :

Compte rendu de la réunion du 12 avril 2021 ;

Compte rendu de la conférence-débat du 12 avril 2021 ;

Annulation de la formation du secourisme prévu le 12 avril 2021 ;

Candidature pour le poste de Directeur adjoint des études ;

Candidature pour un stage ;

Rapport de stage ;

Demande de congé ;

Budget matériels informatiques, avril 2021 ;

Location bungalow ;

Demande de renseignements concernant… ;

Location de voiture sans chauffeur.

2. La formule d’appel la plus appropriée

La formule d’appel ou la salutation est la deuxième étape à laquelle il faut veiller pour un e-mail professionnel.

Commencez votre e-mail par la salutation la plus appropriée, c’est-à-dire que vous devez vous adresser à votre destinataire d’une manière adaptée à la relation que vous avez avec lui.

L’utilisation d’une salutation incorrecte peut compromettre l’ensemble du contenu de votre e-mail. Elle pourrait offenser votre lecteur et ruiner vos chances de conclure une affaire, d’obtenir le poste pour lequel vous avez postulé…

Pour que la communication soit efficace, vous devez aller droit au but et choisir une salutation en fonction de l’identité et du statut du destinataire.

Lorsque le destinataire est un homme et que vous ne connaissez pas son nom ni son titre :

Monsieur

Lorsque le destinataire est une femme et que vous ne connaissez pas son nom ni son titre :

Madame

Lorsque vous vous adressez à quelqu’un de sexe masculin ou féminin et que vous connaissez le nom:

Monsieur Martin

Madame Morel

Lorsque vous ne savez pas si le destinataire est un homme ou une femme:

Madame, Monsieur

Lorsque vous vous adressez à un public assez diversifié:

Mesdames et Messieurs

Lorsque vous vous adressez à un client, à un fournisseur…:

Bonjour Madame

Bonjour Monsieur

Lorsque vous vous adressez à un supérieur hiérarchique:

Madame la Directrice

Monsieur le Président

3. Le corps de l’e-mail

Après avoir salué votre contact, l’étape suivante consiste à présenter l’objet de votre message.

C’est là que se trouve l’information principale du texte et c’est souvent la reprise de l’objet du message.

Cette section est courte, utilise une grammaire correcte, ne comporte pas de fragments de phrase et ne comporte qu’une seule demande.

Voici quelques exemples de phrases que l’on trouve souvent dans la partie de présentation :

Suite à notre conversation téléphonique du 12 avril 2021, je me permets de vous contacter pour …

Suite à notre entretien du 12 avril 2021… ;

Suite à votre annonce parue dans les réseaux sociaux, je vous soumets ma candidature pour le poste de… ;

Je vous écris pour vous faire parvenir le solde de votre compte que vous avez demandé par téléphone le 12 avril 2021.

4. Le titre du fichier joint

L’envoi de fichiers ou de documents par e-mail facilite vos échanges, qu’il s’agisse d’un CV, d’une lettre de motivation, d’une photo, d’une facture…

C’est un moyen très efficace et rapide de communiquer professionnellement, encore faut-il l’envoyer de la bonne manière.

Découvrez ci-dessous quelques exemples de formules utilisées pour introduire un fichier joint :

Je vous prie de trouver ci-joint mon CV ;

Je vous joins mon CV… ;

Je me permets de vous adresser ci-joint ma candidature pour le poste de… ;

Je vous envoie ma candidature pour le poste de… ;

Veuillez consulter la pièce-jointe ci-dessous ;

Veuillez consulter la pièce jointe… ;

Veuillez trouver ci-joint la facture portant la référence… ;

Veuillez trouver en pièce-jointe le fichier demandé.

5. La formule de clôture

Terminez votre e-mail en beauté en utilisant la formule de politesse selon le niveau d’intimité que vous avez avec le destinataire.

Pour vous aider, voici quelques exemples de formules que vous pouvez utiliser dans un e-mail professionnel :

Salutations distinguées ;

Meilleures salutations ;

Bien à vous ;

Cordialement ;

Respectueusement ;

Mes sincères salutations ;

Dans l’attente d’une suite favorable, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

6. La signature

La partie signature reflète votre image ou celle de votre entreprise. Elle doit donc comporter notre nom, notre prénom, notre numéro de téléphone, notre adresse électronique…. Cela forme une impression durable sur votre lecteur.

Si vous écrivez au nom d’une institution ou en tant qu’employé d’une institution, veillez à le mentionner avec les coordonnées appropriées.

Cette partie permet à vos interlocuteurs de pouvoir avoir vos coordonnées s’il doit vous contacter autrement qu’en répondant à l’email envoyé. Votre numéro de téléphone est important à faire figurer.

7. Relisez votre courriel

Avant d’appuyer sur le bouton d’envoi, prenez quelques secondes pour examiner le contenu de votre courriel et vous relire.

Pour être plus professionnel, vous devez vérifier l’adresse du destinataire, l’objet du message et les pièces jointes. Cela vous permettra d’éviter les désagréments comme par exemple envoyer un email à un mauvais interlocuteur ou ajouter la mauvaise pièce jointe.

Il est également recommandé de relire le contenu de votre courrier pour éviter toute sorte de fautes de frappe ou d’orthographe.

Quel que soit le type de projet que vous gérez, quel que soit le poste que vous occupez, vous pouvez vous référer à cet article pour rédiger correctement votre courriel professionnel.

Si vous souhaitez améliorer votre orthographe, vocabulaire, conjugaison…, n’hésitez pas à notre test de niveau d’orthographe et à vous inscrire à notre formation dédiée à l’orthographe.