Comment animer une réunion en espagnol ?

Que ce soit pour un séminaire, une demande d’un client ou simplement une réunion de routine, vous pouvez être amené à devoir les réaliser en espagnol et ce pour différentes raisons. 

En effet, cette langue est parlée par près de 538 millions de personnes à travers le monde. Elle est notamment la langue officielle de pays en émergence avec des marchés économiques porteurs comme l’Argentine ou le Chili. 

Cette échéance peut vous inquiéter et  vous pouvez vous poser beaucoup de questions sur son déroulé. Il ne s’agit alors de ne pas paniquer ! Pour cela nous allons voir ensemble toutes les astuces pour que votre réunion soit couronnée de succès.

I. Anticipez la réunion, en la préparant en amont

Le succès d’une réunion repose avant tout sur sa préparation. En effet, que ce soit en français, en anglais ou en espagnol, si vous avez une réunion de prévue, il faut s’assurer d’avoir tout anticipé. 

Dans un premier temps, cela consiste à se renseigner sur les modalités de la réunion. Il s’agit de connaître le nombre de personnes qui seront présentes, l’heure à laquelle et le lieu où cette dernière se déroule. Vous ne serez surpris ainsi pas aucun de ces éléments. 

Vous pouvez ainsi prévoir votre trajet pour vous y rendre afin de ne pas être en retard, vérifier le matériel informatique si vous avez une présentation Powerpoint ou encore connaître la position de la salle dans le bâtiment (numéro de l’étage, de bâtiment, de couloir) pour ne pas risquer d’arriver en retard. 

Il est également essentiel que vous ayez entièrement analysé et décortiqué le sujet sur lequel vous allez parler. Le jour J vous n’aurez ainsi plus qu’à vous concentrer sur l’espagnol et non sur le fond.

Le meilleur moyen de réaliser cela, c’est de rédiger préalablement, dans les grandes lignes, ce que vous allez prononcer le jour de la réunion. Cela vous permettra ainsi de vous entraîner à parler à l’oral préalablement et de ne pas être pris par le temps. 

Si vous avez des difficultés à construire la structure de votre présentation, n’hésitez pas à vous servir d’outils de traduction en ligne. Nous pouvons ainsi vous conseiller celui de Reverso, ou encore l’application DeppL qui sont toutes deux des applications très performantes en espagnol. 

Un autre moyen de gérer le temps au cours de la réunion est d’anticiper préalablement les temps de parole de chacun des participants, en fonction du nombre que vous serez. Vous pouvez également définir le temps fixe que vous accorderez aux questions. 

Anticiper les questions de votre audition peut également vous permettre de ne pas être surpris et de perdre vos moyens lorsque l’on vous les posera. Vous saurez alors employer le vocabulaire espagnol le plus adapté à tel ou tel question et ainsi répondre de la manière la plus précise possible. 

II. Respectez les contraintes qui vous sont imposées 

1. Les contraintes temporelles 

Nous avons évoqué préalablement des astuces pour réussir à respecter les contraintes temporelles de votre réunion. Il est indispensable de respecter cet aspect pour que votre réunion soit un succès. Quelle serait l’effet renvoyé si au lieu de durer 2 heures, votre réunion en durait 3 ? 

Pour éviter cela, outre préparer ce que vous allez dire en avance, il faut que vous soyez concis. En effet, on veut souvent trop en dire croyant bien faire. Alors que non, c’est l’inverse ! Il vaut mieux donner moins d’informations pour que votre auditoire en retienne le contenu. 

2. Le format de la réunion 

Aujourd’hui, avec les nouvelles technologies, le format des réunions peut varier en fonction des circonstances. Ainsi, outre les réunions de visu, vous pouvez être amené à réaliser des réunions virtuelles. 

Que ce soit parce que vos interlocuteurs se trouvent à l’autre bout de la planète ou en cas de pandémie mondiale, les réunions en visioconférences ou téléphoniques sont en pleine expansion. Il est important que vous preniez cet aspect en compte dans la préparation de votre meeting.

En effet, si vous faites une réunion téléphonique, vous n’aurez par exemple pas besoin de préparer une présentation écrite et vis versa. Vous devrez également faire davantage attention à captiver l’attention de votre auditoire si votre meeting se déroule en visioconférence, la concentration étant plus difficile à distance qu’en présentiel. Une clé de la réussite est donc d’anticiper le format pour éviter tout couac le jour J. 

3. Définir clairement le sujet de la réunion

Toutes réunions à un (ou plusieurs) objectif(s) à atteindre. Cela peut très bien être une sensibilisation de vos collaborateurs sur un sujet précis, une présentation des résultats de l’entreprise ou encore un suivi d’avancement de projet. 

Dans tous les cas, vous devez dès le début de la réunion l’annoncer de manière claire afin que tous les participants l’aient bien en tête. Votre présentation n’en sera que plus claire ! 

Pour présenter ce thème, vous pouvez utiliser les expressions suivantes : « Estamos aquí para…» ou alors « Hoy vamos a hablar… ». Ainsi, au sein d’une phrase complète, cela donne : « Hoy estamos aquí para hablar del nuevo proyecto de marketing ». 

III. Apprenez le vocabulaire et les expressions de l’espagnol professionnel 

Un autre aspect très important lors de la préparation d’une réunion, notamment dans une langue étrangère, est de s’assurer de la maîtrise du vocabulaire professionnel. Que vous soyez dans le tourisme, le marketing ou encore la finance, il faut absolument que vous vous assuriez de connaître le vocabulaire spécifique à votre secteur d’activité. 

Pour se faire, nous vous conseillons de retenir les mots clés en lien avec le sujet que vous allez traiter. De cette manière, vous pourrez interagir avec les autres participants de manière intuitive. Il en est de même des expressions les plus courantes. Pour connaître tous les conseils pour apprendre l’espagnol rapidement, n’hésitez pas à consulter notre article détaillé.

De plus, si vous voulez perfectionner ou simplement apprendre le vocabulaire professionnel associé à votre domaine d’activité, n’hésitez pas à suivre des cours d’espagnol en ligne. C’est notamment possible avec les formations de Clic Campus, qui propose des modules spécialement conçus pour les professionnels. 

Elles vous permettent de faire des progrès rapidement en espagnol, grâce à une méthodologie d’apprentissage basée sur une plateforme d’e-learning et des cours particuliers avec un professeur à distance. Ils s’adaptent à votre emploi du temps de professionnel, grâce à des cours 100% modulables. Enfin, ils peuvent être entièrement financé, grâce entre autre à votre Compte Personnel de Formation. Si vous êtes intéressé, prenez un rendez-vous avec nos conseillers ! 

Afin d’avoir un avant goût de ce que pourrait-être vos cours d’espagnol professionnel, nous vous proposons un florilège d’expressions et de mots de vocabulaire. 

Commençons par quelques expressions qui peuvent vous être utiles lors de la tenue d’une réunion :

• • Une réunion : Una reunión
  • Obligatoire : Obligatorio 
  • Récapituler : Recordar 
  • Date limite : Fecha límite 
  • Débattre : Discutir
  • Compte rendu : Informe 
  • Conclure : Concluir 
  • Vote à main levée : Votación a mano alzada 

Concernant les expressions, retrouvez ci-dessous les termes les plus courants que vous pouvez être amené à employé :

• • Pouvons-nous commencer ? : Podemos empeza ? 
  • Mettons-nous au travail : Pongámonos a trabajar 
  • Faisons un tour de table : Vamos a dar la vuelta a la mesa 
  • Notre objectif commun est de : Nuestro objetivo común es
  • Qui veut prendre la parole ? : Quien quiere hablar ? 
  • J’ai tendance à penser que : Tiendo a pensar que 
  • En résumé vous dites que : En fin, dices que 
  • Pouvons-nous prendre une décision avant de clore la réunion ? : Podemos tomar une decisión antes de cerrar la reunión ? 

IV. Paraître serein en parlant lentement et en articulant 

Lorsque l’on doit animer une réunion, il est normal de se sentir anxieux, stressé quelque temps avant. Cependant, il faut savoir le contrôler pour que votre réunion se déroule bien et que vous paraissiez serein. 

Même si l’espagnol est une langue réputée pour être parlé rapidement par les natifs, il ne doit pas en être ainsi pour vous. En effet, lorsque l’on n’est pas très à l’aise dans une situation, on a tendance à parler plus vite. Dans les faits, c’est plutôt l’inverse qu’il faut réaliser, et ainsi parler lentement. 

Alors si c’est dans une langue que l’on ne maîtrise pas, cela peut vite devenir problématique. On se met à mâcher les mots et nos propos deviennent de moins en moins compréhensibles. Afin d’éviter ce genre de situation désagréable et de garder un propos intelligible, il est important de rester calme.

Pour ce faire nous vous conseillons de vous détendre avant la réunion et de faire des exercices de respiration. N’hésitez pas non plus au cours du meeting à prendre quelques instants pour évacuer la pression que vous accumuler. Pour ce faire, vous pouvez marquer des pauses dans votre propos. De cette manière vous parlerez moins vite et votre auditoire vous suivra beaucoup plus facilement. 

Voilà, vous êtes maintenant prêt pour votre prochaine réunion en espagnol. Si vous devez assurer une réunion en anglais, n’hésitez pas à consulter notre article dédié. N’hésitez pas non plus à partager notre article avec vos proches afin que eux aussi profites de ces conseils !