Comment écrire un mail en allemand ?

Rédiger un email professionnel en allemand est un art qui requiert des compétences particulières.

C’est une meilleure façon de communiquer avec votre interlocuteur de manière simple, efficace et rapide, en particulier dans les échanges entre entreprises et entre entreprises et consommateurs.

Les raisons pour lesquelles vous pouvez être amené à rédiger un email professionnel sont nombreuses : une demande d’emploi, une lettre de remerciement, une demande de dossier ou de rapport d’activité, une confirmation de rendez-vous, une lettre de démission, etc.

Vous devez rédiger un courriel en allemand, mais vous ne savez pas par où commencer ?

Cet article contient des conseils sur la manière de rédiger un courriel standard, structuré, concis et soigné.

I. Les deux points essentiels à savoir avant de rédiger un email en allemand

1. « Sie » versus « du »

Choisir entre « du » et « Sie » est parfois un dilemme, que ce soit pour les apprenants d’allemand ou pour les locuteurs les plus expérimentés.

Il peut être difficile de choisir entre l’informel « du » et le formel « Sie » lorsqu’on s’adresse à quelqu’un, car il faut connaître le contexte de la correspondance.

Ainsi, lorsque vous vous apprêtez à écrire un courriel, qu’il soit personnel ou professionnel, assurez-vous de savoir à qui vous vous adressez.

Si vous n’êtes pas sûr de cette personne ou si vous ne connaissez pas son nom ou son statut, il est préférable d’utiliser « Sie ».

2. « du » (tutoiement), pour les relations informelles

« du » qui signifie en français « tu » s’écrit toujours avec une minuscule. On l’utilise pour des relations informelles. Il est utilisé pour les relations informelles.

Au pluriel, on utilise ihr (vous informel).

Exemples :

Hallo Emma, wie geht es dir heute ?= Bonjour Emma, comment vas-tu aujourd’hui ?

Markus, kannst du mir bitte eine Kopie des Bestellscheins Nr. 010 schicken? = Markus, peux-tu m’envoyer une copie du bon de commande n° 010 ?

« Sie » vouvoiement, pour les relations formelles

On utilise « Sie » (vouvoiement) avec un « S » en majuscule pour les relations formelles. Il est utilisé pour s’adresser à des personnes plus âgées, des chefs hiérarchiques, des relations professionnelles, des inconnus …

Exemples :

Ich möchte mit Ihnen Kontakt aufnehmen, um weitere Informationen über die Lieferung des Artikels mit der Referenz T002 am 20. September 2021 zu erhalten = Je souhaite vous contacter pour plus d’informations concernant la livraison de l’article portant la référence T002 le 20 septembre 2021).

Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie diese oder nächste Woche einen Termin mit mir vereinbaren könnten = Je vous serais très reconnaissant si vous pouviez organiser un rendez-vous avec moi cette semaine ou la semaine prochaine.

Vor und Nachname (Prénom ou nom de famille)

Tout comme pour « du » et « Sie », vous devrez déterminer si vous devez vous adresser à la personne par son prénom ou par son titre et son nom de famille.

L’Allemagne étant considérée comme une société plus formelle, il est conseillé de ne pas s’adresser à quelqu’un par son prénom (Vor), sauf si vous avez une relation amicale avec lui ou s’il s’est déjà adressé à vous de cette manière.

Pour être sûr de ne pas faire d’erreur, il est plus sage de s’adresser à quelqu’un par son nom de famille (Nachname) si l’on n’est pas sûr des deux (prénom et nom).

Ces deux points essentiels étant clarifiés, entrons dans le vif du sujet.

Dans cet article, nous allons vous donner quelques exemples de phrases et d’expressions à utiliser pour que votre e-mail soit lisible et que vous obteniez une bonne réponse de la part de votre interlocuteur virtuel.

II. Conseils pour écrire un email en allemand

Je vous invite à découvrir les conseils suivants pour rédiger des courriels professionnels et communicatifs à vos correspondants.

1. Utiliser un objet pertinent et captif (Relevantes und unverlierbares Objekt)

Pour inciter le destinataire à ouvrir votre e-mail et à s’intéresser au contenu de votre message, un un courriel doit toujours comporter un objet indiquant la raison de votre message.

Pour retenir l’attention du destinataire, il est essentiel de rédiger une ligne d’objet de quelques mots faisant référence à l’objet (4 à 6 mots maximum).

2. Choisir des formules de salutations adaptées au contexte

Dans la pratique, la formule de politesse est souvent négligée, que ce soit dans un courriel, une lettre de motivation ou une lettre administrative.

Pour éviter que cela ne se produise dans votre courriel, voici quelques exemples de salutations formelles que vous pouvez utiliser pour commencer votre courriel en allemand tout en restant poli.

a) Salutations formelles

Si vous ne connaissez pas le destinataire :

Sehr geehrte = Très cher/très estimé

Sehr geehrte Damen und Herren = Mesdames et messieurs

Si vous connaissez le genre et le nom :

Sehr geehrter Herr… = Cher Monsieur

Sehr geehrter Frau… = Chère Madame

Si vous connaissez le titre ou le statut de votre destinataire :

Frau Direktorin = Madame la directrice

Frau Präsidentin = Madame la présidente

Herr Direktor = Monsieur le directeur

Herr Präsident = Monsieur le Président

b) Salutations informelles

Les salutations informelles conviennent à un destinataire que vous connaissez déjà.

Si vous écrivez un e-mail en allemand en dehors d’un cadre professionnel formel, vous pouvez utiliser la formule de salutation « Liebe ».

Toutefois, vous devez utiliser « Liebe » pour vous adresser à une femme et « Lieber » pour vous adresser à un homme.

Grüß Gott, Herr Hofman/ Hallo, Herr Hofman = Bonjour, Monsieur Hofman

Lieber Herr Hofman = Cher Monsieur Hofman

3. Soumettre votre demande

Après les salutations, vous devez expliquer à votre correspondant la raison pour laquelle vous lui envoyez un courrier électronique.

Voici quelques exemples pour vous inspirer :

• nach unserem Gespräch über Skype… = suite à notre conversation sur Skype…
• nach unserem Telefongespräch… = suite à notre conversation téléphonique…
• aufgrund Ihres in den sozialen Netzwerken veröffentlichten Angebots bewerbe ich mich um die Stelle eines… = suite à votre offre parue sur les réseaux sociaux, je vous soumets ma candidature au poste de…
• im Anschluss an unser Gespräch vom 17. August melde ich mich bei Ihnen zurück, um Ihnen einige meiner Gedanken zu … = (suite à notre entretien du 17 août, je reviens vers vous pour partager quelques …)
• ich beziehe mich auf Ihre Anzeige… = (je me réfère à votre annonce…)
• ich würde gerne mit Ihnen Kontakt aufnehmen, um mehr über die… = (je me permets de vous contacter afin d’en savoir plus sur…)
• nachdem ich Ihre Anträge zur Kenntnis genommen habe, möchte ich… = (après avoir pris connaissance de vos demandes, je vous…)

Veuillez noter que dans les courriers électroniques et les lettres allemandes, la première phrase après la formule de politesse ne prend jamais de majuscule. La phrase commence toujours par une lettre minuscule.

4. Quelques exemples d’expressions pour envoyer un document

Voici quelques exemples d’expressions dont vous pouvez utiliser pour envoyer un document à votre destinataire :

• Anbei finden Sie meinen Lebenslauf … = Veuillez trouver ci-joint mon CV …
• Im Anhang finden Sie die Datei mit … = Je vous prie de trouver ci-joint le fichier contenant …
• Im Anhang finden Sie das angeforderte Dokument … = Veuillez trouver en pièce-jointe le document demandé …
• Anbei finden Sie meinen Lebenslauf … = Je vous joins mon CV …
• Im Anhang finden Sie meinen Lebenslauf und mein Anschreiben … = Veuillez trouver ci-joint mon CV et ma lettre de motivation…
• Anbei finden Sie unseren Katalog … = Je vous envoie en pièce-jointe notre catalogue …
• Anbei finden Sie die Zeitpläne für die kommenden Wochen … = Veuillez trouver ci-joint les plannings des semaines à venir …
• Wie vereinbart, finden Sie anbei .. = Comme convenu, vous trouverez ci-joint …
• Anbei finden Sie den Lieferschein … = Veuillez trouver ci-joint le bon de livraison …
• Wie vereinbart, hier ist das Anmeldeformular für… = Comme convenu, voici la fiche d’inscription pour…
• Bitte prüfen Sie die beigefügten Dokumente… = Veuillez examiner les documents ci-joints…

5. Formules de conclusion

La clôture des e-mails est importante, surtout lorsqu’il s’agit d’e-mails professionnels.

Une conclusion professionnelle laisse au lecteur une bonne impression de vous et de votre entreprise.

Découvrez ci-dessous les différents types de conclusions formelles d’e-mails :

• Mit freundlichen Grüßen = Je vous prie d’agréer, Monsieur le président, l’expression de mes salutations distinguées/ Je vous prie d’agréer, Madame Emma, l’expression de mes salutations distinguées.
• Mit ausgezeichneter Hochachtung = Avec ma considération distinguée
• Mit freundlichen Grüßen = Recevez mes sincères salutations/ Cordialement

J’espère que les exemples donnés ci-dessus vous aideront à rédiger un e-mail bien concis, structuré et respectueux.

Pour éviter les erreurs, prenez le temps de lire votre e-mail à haute voix.

Si vous êtes actif, vous pouvez vous inscrire à une formation CPF Allemand pour apprendre les bases ou pour améliorer votre niveau de cette langue.

Exemple d’e-mail :

Betrifft: Bewerbung – Assistentin der Geschäftsleitung

Sehr geehrte Frau Emma,

ihre Stellenanzeige für einen Projektmanager hat meine Aufmerksamkeit erregt.

Durch meine bisherigen Erfahrungen konnte ich Fähigkeiten entwickeln, die ich nun in den Dienst Ihres Unternehmens stellen möchte.

Es wäre eine großartige Gelegenheit, an der Entwicklung Ihrer Struktur mitzuwirken.

Aufgrund meiner Kenntnisse, meines Anpassungsvermögens und meiner Erfahrung in verschiedenen Tätigkeitsbereichen bin ich davon überzeugt, dass ich die für diese Stelle erforderlichen Qualitäten besitze.

Ich überlasse es Ihnen, meinen Hintergrund durch Lesen meines Lebenslaufs zu entdecken und stehe Ihnen zur Verfügung, um diese Stelle mit Ihnen zu besprechen.

Ich freue mich darauf, meine Beweggründe mit Ihnen zu erörtern und versichere Sie, meine Damen und Herren, meiner ausgezeichneten Hochachtung. Mit freundlichen Grüßen

Emma Musterfrau