Les étapes d’une conversation téléphonique professionnelle en espagnol

Dans le monde des affaires d’aujourd’hui, une communication téléphonique efficace est essentielle pour établir et entretenir des relations professionnelles fructueuses.

Apprendre à discuter au téléphone en espagnol dans un contexte professionnel, offre de nombreux avantages stratégiques et différenciants, notamment pour un utilisateur francophone. Que ce soit pour traiter avec des partenaires commerciaux, des prospects, des clients ou des collègues hispanophones, cette compétence permet d’assurer une communication fluide, de renforcer les liens interculturels, d’accroître les opportunités commerciales et d’améliorer la réputation professionnelle.

Une formation préalable en espagnol est donc indispensable pour préparer le stagiaire à diverses situations téléphoniques courantes ; relatives à sa profession.

En tant qu’outil indispensable dans le monde des affaires mondialisé, la maîtrise de la communication téléphonique en espagnol constitue un investissement précieux pour tout professionnel cherchant à élargir son champ d’action et à s’épanouir dans un environnement de travail diversifié; tourné vers l’international.

Dans ce texte, nous vous présentons les différentes étapes d’une conversation au téléphone en espagnol dans un contexte professionnel.

Préparez-vous avant de contacter la personne à l’autre bout du fil

Se préparer avant de passer un appel professionnel en espagnol est crucial pour garantir l’efficacité des échanges. Avant de composer le numéro, il est important de rassembler toutes les informations pertinentes dont vous pourriez avoir besoin lors de l’appel. Cela inclut le nom de la personne que vous souhaitez contacter afin de vous assurer de demander directement la bonne personne une fois au téléphone.

De plus, il est utile d’avoir en tête le motif précis de l’appel afin de pouvoir l’énoncer clairement dès le début de la conversation. Avoir ces informations à portée de main vous fait gagner du temps. Vous montrez à votre interlocuteur que vous êtes bien préparé et sérieux dans votre démarche; surtout dans le cadre d’une prospection client.

Enfin, il est déterminant de savoir ce que vous attendez de cet appel afin de guider et mener la conversation. Cela nécessite une préparation en amont pour recentrer la conversation si besoin, avancer les bons arguments…

La préparation contribue à renforcer votre confiance en vous lors de l’appel, ce qui se reflète positivement dans votre ton et votre langage corporel tout au long de la conversation. En bref, prendre le temps de bien se préparer en est une étape cruciale pour réussir une conversation téléphonique professionnelle en espagnol.

Composez le numéro du destinataire, saluez-le et présentez-vous

Après avoir composé le numéro de votre correspondant, l’appel est généralement pris en charge par un réceptionniste, une secrétaire ou un assistant qui peut être chargé de filtrer les appels ou de les transférer vers les personnes demandées.

Informez votre interlocuteur de votre nom, de votre fonction ou statut professionnel, du nom de votre entreprise…

Voici un exemple de dialogue pour illustrer cela :

• Réceptionniste : Buenos días, ¿en qué puedo ayudarle ? = Bonjour, comment puis-je vous aider ?
• Vous : Buenos días, Está hablando el Señor Flavio, jefe de proyecto del grupo MALT. Hablo con el Sr. Rodríguez, por favor ? = Bonjour, ici Monsieur Flavio, chef de projet du groupe MALT. Puis-je parler à M. Rodriguez, s’il vous plaît ?
• Réceptionniste : Un momento, por favor. Voy a comunicarlo con su extensión. = Un instant, s’il vous plaît. Je vais vous le transférer.
• Réceptionniste : Por favor, espere./ Por favor, tenga paciencia. = Veuillez patienter s’il vous plaît.

Il faut souligner que cette 1ère phase est cruciale pour établir le bon contact dès le début de l’appel. Cela garantit que vous allez être dirigé vers le bon destinataire ou service.

Composez le numéro du destinataire, saluez-le et présentez-vous

Après avoir composé le numéro, l’appel est généralement pris par un réceptionniste, une secrétaire ou un assistant qui peut être chargé de filtrer les appels ou de les transférer vers les personnes demandées.

Informez votre interlocuteur de votre nom, de votre fonction ou statut professionnel, du nom de votre entreprise…

Voici un exemple de dialogue pour illustrer cela :

• Réceptionniste : Buenos días, ¿en qué puedo ayudarle ? = Bonjour, comment puis-je vous aider ?
• Vous : Buenos días, Está hablando el Señor Flavio, jefe de proyecto del grupo MALT. Hablo con el Sr. Rodríguez, por favor ? = Bonjour, ici Monsieur Flavio, chef de projet du groupe MALT. Puis-je parler à M. Rodriguez, s’il vous plaît ?
• Réceptionniste : Un momento, por favor. Voy a comunicarlo con su extensión. = Un instant, s’il vous plaît. Je vais vous le transférer.
• Réceptionniste : Por favor, espere./ Por favor, tenga paciencia. = Veuillez patienter s’il vous plaît.

Il faut souligner que cette phase est cruciale pour établir le bon contact dès le début de l’appel. Cela garantit que vous êtes dirigé vers le bon destinataire ou service.

Présentez-vous et indiquez la raison de votre appel

Une fois que vous vous êtes présenté, le réceptionniste prend note de votre requête et passe votre appel vers la personne recherchée. Si cette dernière s’avère indisponible ou en pleine conversation au moment du transfert, votre appel sera dans ce cas mis en attente.

Vous pouvez présenter brièvement le motif de votre appel une fois transféré :

Exemple :

Interlocuteur : Buenos días, ¿en qué puedo ayudarle ? = Bonjour, comment puis-je vous aider ?

Vous : Buenos días, soy [votre nom] de [votre entreprise]. Estoy llamando para discutir sobre el proyecto que estamos desarrollando juntos. = Bonjour, je suis [votre nom] de [votre entreprise]. J’appelle pour discuter du projet que nous développons ensemble.

Dans cette étape, vous énoncez clairement votre identité et l’objet de votre appel de manière concise et professionnelle. Cela permet à l’interlocuteur de comprendre rapidement qui vous êtes et pourquoi vous appelez, ce qui facilite la poursuite de la conversation. Il est important de rester poli et courtois tout au long de l’échange.

Donnez plus de détails sur les raisons de votre appel, proposez une entrevue ultérieure

Allez directement dans le vif du sujet une fois que vous avez présenté le motif de votre appel. Engagez la discussion en exprimant vos intentions de manière claire et professionnelle. Si nécessaire, proposez une réunion ou une discussion ultérieure pour explorer les détails du sujet.

L’interlocuteur répond généralement en confirmant sa disponibilité ou en proposant un autre horaire. À ce stade, vous devez rester flexible et ouvert à la proposition de l’autre partie tout en gardant un ton respectueux et collaboratif tout le long de la conversation.

Exemples :

Vous :

• Quisiera hablar con usted sobre los detalles del proyecto y programar una reunión para discutirlos más a fondo. = Je voudrais parler avec vous des détails du projet et planifier une réunion pour en discuter davantage.
• Me gustaría presentarle nuestra gama de productos para este año. ¿Cuándo podría recibirme en sus instalaciones? = Je voudrais vous présenter notre gamme de produits pour cette année. Quand est-ce que vous pouvez me recevoir dans vos locaux ?
• Nuestra empresa ha realizado algunas mejoras en el servicio postventa. Nos gustaría enviarle un folleto. = Notre entreprise a apporté quelques améliorations au service après-vente. Nous aimerions vous envoyer une brochure.
• Me gustaría concertar una cita con usted para finalizar su proyecto. = Je souhaite convenir un rendez-vous avec vous pour finaliser le projet.
• Me gustaría estar informado sobre el método de pago que le gustaría usar al colaborar con nosotros. ¿Podríamos hablar de ello en una reunión informal? = Je souhaite me tenir informé du mode de paiement dont vous souhaitez bénéficier en collaborant avec nous. Pouvons-nous en discuter autour d’un café ?

Interlocuteur : Por supuesto, estaré disponible mañana por la mañana. ¿Le parece bien a las 10 de la mañana ? = Bien entendu, je serai disponible demain matin. 10 heures vous convient-il ?

Résumez les principaux points de la discussion et mettez fin à l’appel

Après avoir parlé du vif sujet, clôturez l’appel par une conclusion à la conversation.

Dans cette étape, vous confirmez les accords convenus et vous remerciez votre interlocuteur pour sa collaboration ainsi que le temps qu’il vous a accordé. Il est important ici de terminer sur une note positive et cordiale.

Cela montre votre appréciation pour le temps accordé et votre enthousiasme pour les prochaines étapes. Cela laisse également une impression positive et professionnelle de votre interaction et renforce le lien avec votre interlocuteur.

Exemple :

• Vous : Perfecto, nos vemos mañana a las 10 entonces. ¡Gracias por su tiempo! = Parfait, nous nous verrons donc demain à 10 heures. Merci pour votre temps !
• Interlocuteur : Gracias a usted. ¡Hasta mañana! = Merci à vous. À demain !
• Vous : Estimado Sr. Gómez, me complace que hayamos podido llegar a un acuerdo sobre los términos del contrato. Agradezco sinceramente su tiempo y colaboración en este asunto. = Monsieur Gómez, je suis ravi que nous ayons pu parvenir à un accord sur les termes du contrat. Je vous remercie sincèrement pour votre temps et votre collaboration sur cette question.
• Interlocuteur : El placer es mío, Sr. Martínez. Estoy seguro de que esta colaboración será fructífera. ¡Hasta pronto! = Le plaisir est pour moi, Monsieur Martínez. Je suis sûr que cette collaboration sera fructueuse. À bientôt !

DIALOGUE :

Voici un autre exemple de dialogue illustrant toutes les étapes mentionnées :

• Réceptionniste : Buenos días, ¿en qué puedo ayudarle? = Bonjour, comment puis-je vous aider ?

(Vous composez le numéro et le réceptionniste répond.)

• Vous : Buenos días, estoy tratando de comunicarme con el Sr. García, ¿podría transferirme, por favor? = Bonjour, je cherche à parler à Mr. García. Pourriez-vous me le passer, s’il vous plaît ?

(Vous saluez et demandez à être transféré vers le Sr. García.)

• Réceptionniste : Un momento, por favor. Voy a comunicarlo con su extensión. = Réceptionniste : Un instant, s’il vous plaît. Je vais vous le transférer.

(Le réceptionniste vous met en attente pour transférer l’appel.)

• Interlocuteur : Buenos días, ¿en qué puedo ayudarle? = Bonjour, comment puis-je vous aider ?

(L’interlocuteur répond après le transfert de l’appel.)

• Vous : Buenos días, soy María López de la empresa ABC. Estoy llamando para discutir sobre el proyecto de colaboración que estamos desarrollando. = Bonjour, je suis María López de l’entreprise ABC. J’appelle pour discuter du projet collaboratif que nous développons.

(Vous vous présentez et exposez brièvement le motif de votre appel.)

• Interlocuteur : Por supuesto, ¿en qué puedo ayudarle con respecto al proyecto? = Bien sûr, comment puis-je vous aider avec le projet ?

(L’interlocuteur montre son intérêt et vous invite à poursuivre.)

• Vous : Me gustaría concertar una cita con usted para finalizar los detalles y acordar los próximos pasos. ¿Estaría disponible mañana por la mañana? = J’aimerais organiser une réunion avec vous pour finaliser les détails et discuter des prochaines étapes. Seriez-vous disponible demain matin ?

(Vous proposez une réunion pour finaliser les détails et avancer dans le projet.)

• Interlocuteur : Sí, mañana a las 09 de la mañana estaré disponible. ¿Le parece bien? = Oui, je suis disponible demain matin à 9 heures. Cela vous convient-il ?

(L’interlocuteur confirme sa disponibilité pour la réunion proposée.)

• Vous : Perfecto, nos vemos mañana a las 10 entonces. ¡Gracias por su tiempo! = Parfait, nous nous verrons demain à 10 heures alors. Merci pour votre temps !

(Vous confirmez la réunion et remerciez l’interlocuteur pour son temps.)

• Interlocuteur : Gracias a usted. ¡Hasta mañana! = Merci à vous. À demain !

(L’interlocuteur remercie à son tour et confirme la réunion.)